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    政策法規

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    《城市社區檔案管理辦法》解讀

    發布時間:2016-11-11 16:20 |來源:|瀏覽人數:11195

    國家檔案局、民政部在充分調研、研討、廣泛征求意見的基礎上,根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城市居民委員會組織法》等法律法規,共同制定了《城市社區檔案管理辦法》(國家檔案局、民政部令第11號)(以下簡稱《辦法》),于20151123日頒布,自201611日起施行。   

    《辦法》的頒布,是貫徹落實中辦、國辦印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》,進一步做好檔案工作的一項重要舉措,也是按照國家檔案局印發的《國家基本專業檔案目錄》要求,加大對專業檔案的業務監督指導力度,推動專業檔案工作深入開展的一個重要成果。同時,《辦法》的頒布,也為加強城市社區檔案管理,確保城市社區檔案真實、完整、安全、有效利用,推進依法治檔和城市社區建設發展提供了有力的法制保障。

          一、出臺《辦法》的背景和制定過程

          2000年1119日中辦、國辦轉發《民政部關于在全國推進城市社區建設的意見》(中辦發〔200023號)后,全國城市和諧社區建設拉開了帷幕。2010826日中辦、國辦印發了《關于加強和改進城市居民委員會建設工作的意見》(中辦發〔201027號),使城市和諧社區建設掀起了新的高潮。自2000年中辦23號文件發布以來,國家檔案局和民政部一直密切關注城市社區建設的進程,考慮制定城市社區建設方面的檔案管理辦法或檔案工作指導意見。2010年中辦27號文件發布之后,城市社區建設進入了一個新的發展階段,社區工作逐漸成熟、規范,基本具備了制定辦法規范城市社區檔案管理的條件。 

          2011年3月,國家檔案局館室司和民政部檔案館啟動了《城市社區檔案管理辦法》的制定工作。在匯總、學習社區建設方面的重要文件材料和借鑒地方出臺的一些社區檔案管理辦法的基礎上,經分析綜合,起草了《辦法》草稿,并征求了民政部基層政權和社區建設司的意見。20126月,召開了國家檔案局館室司、民政部檔案館、民政部政權司、9個省(市)民政部門代表和社區代表參加的座談研討會,對《辦法》草稿進行了認真的研討,會后根據大家的意見修改了《辦法》,形成征求意見一稿。

          2013年56月份,又選取東南、西南、東北、西北片區4個省(直轄市)包括浙江、重慶、遼寧、陜西共10個典型社區進行了實地調研,召開了10次社區工作者參加的座談會,涉及社區共88個,并下發調查問卷進行了數據分析。根據調研情況,又對《辦法》進行了精心修改,形成征求意見二稿。201396日經民政部檔案館館長辦公會討論后形成征求意見三稿。征求全國民政系統意見后,按照反饋情況進行了修改。2013年底至20142月,國家檔案局通過網站向全國檔案系統征求了意見,并根據各地檔案部門的意見進一步對《辦法》進行了修改。

          國家檔案局法規司根據《辦法》適用范圍廣和基礎作用大的特點,提議將《辦法》由規范性文件上升為部門規章,經征求民政部同意,決定以國家檔案局和民政部聯合規章的形式出臺,這將使城市社區檔案工作得到民政工作主管部門的協作,在推進力度上有所加強,有助于建立合力推進社區檔案工作的長效機制。

          二、《辦法》的重要意義

          制定頒布城市社區檔案管理辦法,對于進一步規范城市社區檔案管理,維護社區黨組織、居民委員會、社區社會組織(以下簡稱社區各類組織)和居民的切身利益,更好地服務和諧社區建設,具有重要的現實意義和深遠的歷史意義。

          (一)     有利于規范城市社區檔案的科學管理

          社區檔案是社區工作各方面的真實記錄和反映,涉及到組織、宣傳、環保、衛生、公安、司法、城建、工商、文化、教育等幾乎所有的社會性問題。社區檔案門類齊全,有文書檔案、科技檔案、會計檔案等;內容豐富,有社區黨群管理、社會組織、行政管理方面的內容;來源廣泛,以社區黨群組織和社區居委會檔案為核心,聯結社區內所有單位以及著名人士檔案;載體多樣,既有社區所在政府部門印發的“紅頭文件”,又有選民登記和選票,還有各種榮譽獎章、獎牌等。多年來,城市社區檔案工作取得了很大的發展,對服務和諧社區建設發揮了極大的促進作用。但是,由于社區普遍設立、發展較晚,形成的檔案資料種類多、數量大,同時各地的經濟社會發展狀況不平衡,使得各地社區檔案管理存在不同差異。《辦法》的制定實施,必將進一步推進城市社區檔案管理的規范化水平。

          (二)     有利于維護社區各類組織和居民的切身利益

          隨著社會發展的不斷深化,社區已成為重要的社會結構單元,社區生活也已成為社會生活的重要表現形式,大量的“單位人”轉化為“社會人”,原屬于企業的政府職能性質的社會保障和社會服務正逐步剝離出來,由社區來承擔,社區簡單講就是一個“小社會”。社區檔案記載的主體有居民、家庭、社區黨群組織、社會管理組織和其他社會組織,反映的內容來源于社區實踐的社會活動。可以說,社區檔案工作直接服務于社區社會實踐活動,是社區服務工作正常開展必不可少的工具,能夠直接反映出社區工作的全貌,體現出社區工作的水平。《辦法》的制定實施,必將促進社區各項活動記錄的規范管理,更好地維護社區各類組織和居民的切身利益。

          (三)有利于促進城市社區建設的和諧發展

          社區是社會的基本單元,是人們社會生活的共同體和人居的基本平臺,社區和諧是社會和諧的基礎。加強社會管理的重心在社區,改善民生的依托在社區,維護穩定的根基在社區。實踐證明,和諧社區建設是我國城市經濟和社會發展到一定階段的必然要求,是城市管理體制改革的重要內容,事關黨和國家大政方針的貫徹落實,事關人民群眾的切身利益,事關城鄉基層的和諧穩定。加強社區建設,對于促進經濟和社會協調發展,提高人民生活水平和質量,擴大基層民主,維護社會穩定,具有十分重要的意義。社區檔案是社區在各項工作和活動中形成的真實歷史記錄,是黨和國家的寶貴財富。社區檔案工作是社區建設中一項重要任務,是整個檔案事業的重要組成部分。《辦法》的制訂實施,必將進一步規范城市社區建設中形成的各類檔案的管理,更好地服務和諧社區建設。

          三、《辦法》的主要內容和基本特點

          《辦法》共24條,從堅持檔案管理原則、落實檔案管理職能、完善檔案管理制度、推進檔案信息化建設、促進檔案信息資源共享、加大監督管理力度等方面,對城市社區檔案工作進行了規范。主要包括以下三部分內容:

          (一)總括性規定,包括第一條至第八條,規定了制定《辦法》的目的和依據、城市社區檔案的定義、管理體制、組織領導保障、經費保障、機構和人員設立、工作職責、檔案管理原則等問題,從而使城市社區檔案工作建立在依法、規范的基礎上。

          (二)具體操作性規定,包括第九條至第二十條,規定了城市社區檔案的歸檔范圍、歸檔要求、整理原則、保管保護、統計利用、檔案鑒定、檔案完整性要求、檔案開發編研、檔案信息化、檔案保密等方面的要求,從而使《辦法》更具有可操作性,方便基層執行。

          (三)其他規定,包括第二十條至二十四條,規定了法律責任、制定細則、解釋權和施行日期等要求,從而設定了在執行《辦法》過程中遇到問題的處理途徑。

          《辦法》著眼于理順社區檔案工作和社區建設之間的關系,通過規范社區檔案管理,解決在社區檔案工作中出現的實際問題,扎實推進社區檔案工作和社區建設。《辦法》主要體現出以下基本特點:

          (一)綜合性。社區工作涉及面廣、極為復雜,社區檔案管理是一項綜合性的工作。《辦法》根據實際情況,按照內容、形式的不同,明確將社區工作中形成的文件材料分為文書類、科技類、會計類等三個大類。《城市社區文件材料歸檔范圍和保管期限表》作為《辦法》的附件,是《辦法》的重要組成部分。社區工作中形成的相關文件材料,構成了社區檔案。為保管好這些社區工作文件材料,需要按照社區工作規律進行歸檔,并根據社區工作文件材料的不同作用確定不同的保管期限。根據當前社區工作的分類、流程和重要程度,《城市社區文件材料歸檔范圍和保管期限表》對每個類別都列出了納入歸檔范圍的社區工作文件材料。根據社區工作實際和保存價值的不同,《城市社區文件材料歸檔范圍和保管期限表》對每個類別的保管期限進行了劃分。

          (二)針對性。不少社區存在組織不健全、工作關系不順、工作人員素質不齊、服務設施薄弱、工作經費難以落實等問題。為保證切實解決社區檔案工作中遇到的實際問題,《辦法》作出了針對社區實際的一些明確規定。如實踐中,很多社區提出經費來源問題。為建立社區檔案工作投入機制,《辦法》明確要求從社區的辦公經費中列支社區檔案工作經費,以滿足社區檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、開發編研和信息化等工作的實際需要。《辦法》強調,社區檔案的排列順序一經確定,不得隨意拆散和重新組合。這是因為在日常工作中,社區經常面臨各種檢查,如衛生、人口、計劃生育等。他們通常會拆散相應案卷接受檢查。所以要求在社區檔案利用時,特別要注意保持社區檔案實體的排列順序,避免發生錯亂現象,確保社區檔案的完整和安全。

          (三)實用性。作為我國城市社區檔案管理的第一項國家規范性文件,《辦法》在制定過程中既體現了對城市社區檔案管理工作流程、操作規范等方面的共性要求,又充分考慮了不同地區城市社區檔案管理工作在內容、形式、條件等方面的差別,給各地按照本地區實際執行留出了充足的空間,因此具有廣泛的實用性和可操作性。

          四、需要說明的幾個問題

          (一)關于《辦法》附件:根據調研情況,我們發現全國城市社區建設受經濟、政治、文化等多方面因素制約,各地水平參差不齊,導致具體工作形式、內容上存在較大差距。《辦法》附件所列的城市社區文件材料歸檔范圍和保管期限,各地區可以參照執行,或者根據本地區實際制定實施細則。

          (二)關于社區檔案的分類:目前辦法中只列出3種,這些是基本種類,各地可以根據自己的具體情況酌情調整。

          (三)關于新型載體檔案的管理:由于目前國家對聲像、電子、實物等類型檔案的管理沒有統一的規范和標準,因此辦法中未給予詳細規定,各地可根據實際情況做出規定。

          (本文轉載自《中國檔案》雜志2016年第2期,有改動。作者:于青  單位:國家檔案局)

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