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    政策法規

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    關于進一步加強檔案數字化和信息化服務外包管理的通知

    發布時間:2016-11-11 15:58 |來源:|瀏覽人數:10446

    武檔[2012]35號

     

    各區檔案局(館),各專門、部門、企事業檔案館,市直各單位及大型企事業單位檔案部門:

     隨著檔案現代化建設不斷推進,數字化、信息化技術在檔案部門得到普遍運用,檔案信息數據量增長迅速,同時存在檔案信息安全問題。目前,一些檔案館、室因保密意識不強,管理機制不健全,在對檔案內容未作密級鑒定,對聘用的外包公司缺乏嚴格審查和監管的情況下,將涉密檔案整理、數字化及信息管理系統設計、維護等工作進行外包,完全交由外包公司處理,存在嚴重的失泄密隱患。國家、省檔案局近期發文,要求各地檔案部門采取措施,杜絕因檔案整理、數字化和信息化服務外包過程中的失泄密隱患,現就有關事項通知如下:

     一、市、區各級各類檔案館和各機關、大專院校、企事業單位檔案館(室)應立即暫停檔案整理、數字化外包工作,在采取以下安全保密措施、具備安全保密條件后,方可繼續外包。

     (一)檔案服務公司須在武漢市檔案局備案,有工商機關頒發的營業執照和在稅務機關的納稅記錄,并在核定范圍內開展檔案整理、數字化等工作。   

     (二)項目外包時一定要與外包公司簽訂安全保密協議,規定其不得下載、留存、持有和使用檔案館、室的任何檔案信息,違者承擔法律責任并予嚴厲經濟處罰。外包公司要對其聘用的工作人員進行身份審查和登記備案,與其簽訂保密協議。

     (三)外包公司對檔案進行整理、數字化加工過程中,工作現場須安裝監控設備,檔案館、室應指派專人實行全過程監管。 

     (四)嚴禁檔案整理、數字化加工人員使用照相機、手機等拍攝檔案內容、信息,應封閉數字化設備的信息出口,防止信息外泄。

     (五)數字化工作中使用的軟件必須是正版軟件,在市、區檔案行政管理部門指導下統一安裝。

     二、主動接受保密行政管理部門的指導和監督,檔案數字化前,各單位檔案部門必須將所有數字化設備和軟件送本級保密行政管理部門進行安全保密技術檢測,有安全保密隱患的一律不得使用。檔案數字化任務完成時,檔案館、室必須與保密行政管理部門一起檢查外包公司所用設備中是否有檔案信息留存,凡有信息留存的,必須清除信息并作安全技術處理。外包公司使用過的存儲器應當全部退回檔案館、室處理。

     三、檔案館部門委托外包公司進行信息管理系統設計、維護等檔案信息化服務外包,應參照上述要求與做法,嚴格安全保密措施,防止外包公司在服務過程中非法下載、留存、持有、使用檔案信息。

     四、全市各單位檔案部門使用的功能服務器、臺式機、手提電腦存儲處理未經鑒定審核開放的檔案信息均不能與互聯網和外網聯接,以防檔案信息的被竊或受損。如需要公開的檔案信息,可利用移動存儲介質將有關的檔案信息遷移。檔案數據用U盤、移動硬盤要由專人管理,不能同辦公混用。

     五、檔案服務器和專用電腦出現故障需要維修時,應選擇信譽度高且安全可靠的機構和人員上門維修,維修前檔案部門應用自備移動存儲介質將相關數據導出。不允許維修人員自帶硬盤遷移導出數據。檔案部門使用的電腦淘汰時,須將內存硬盤取出物理銷毀,不得交給其它部門和人員使用,或作為廢品出售。

     六、要做好檔案的異質、異地備份工作,高度重視備份數據的安全,防火、防磁、防盜,應定期開展對存儲介質和備份數據的檢查,發現隱患立即整改。

     七、檔案整理外包時,參照上述要求與做法,嚴格安全保密措施,確保檔案實體安全。

     八、鑒于目前武漢市檔案整理、數字化加工市場存在不規范,服務公司良莠不齊等現狀,各檔案館、室在選擇服務公司的時候,要考慮符合保密制度要求且近5年沒有出現安全保密事故的公司,也可向市檔案局咨詢相關信息。

     

    武漢市檔案局  

    2012年910

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