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    政策法規

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    湖北省國家綜合檔案館業務建設規范

    發布時間:2016-11-11 15:21 |來源:|瀏覽人數:10665

    省檔案局關于印發《湖北省國家

    綜合檔案館業務建設規范》的通知

     

    鄂檔規[20115

     

    各市、州、縣檔案局(館):

    為適應新形勢下國家綜合檔案館工作發展的需要,全面提高全省國家綜合檔案館管理水平,規范業務工作,更好地為黨和國家各項事業發展服務,根據黨和國家有關檔案工作的法律法規和規范標準,結合湖北省實際,省檔案局對1989年印發的《湖北省綜合性檔案館業務建設規范》作了修訂,形成了《湖北省國家綜合檔案館業務建設規范》,現印發給你們,請認真貫徹執行。執行中的問題請報告我局檔案館室業務指導處。

     

    湖北省檔案局      

    二○一一年七月二十一日

     

    湖北省國家綜合檔案館業務建設規范

    19897月印發,20117月修訂)

     

    為了加強全省國家綜合檔案館(以下簡稱“檔案館”)業務建設,提高檔案館業務工作規范化、科學化、現代化管理水平,更好地為經濟社會發展服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《檔案館工作通則》和國家有關檔案工作規范標準的規定,結合湖北省實際,制定本規范。

          一、檔案館的職責任務

    各級檔案館應按照“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保檔案安全保密的檔案安全體系”的要求,加強檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案信息利用中心、政府公開信息查閱中心和電子檔案(文件)中心“檔案館五位一體”功能建設,進一步豐富館藏資源,方便人民群眾利用,積極為經濟社會發展服務。

    各級檔案館的任務是:

    (一)認真貫徹落實黨和國家關于檔案館工作的方針、政策和法律、法規,貫徹執行上級檔案行政管理部門制定的業務規范和技術標準。

    (二)根據國家法律法規的規定,結合本館實際,制定并組織實施各項管理制度。

    (三)按照“統一領導、分級管理”的原則,接收和征集本轄區內屬于收集范圍的檔案、資料和政府公開信息,對檔案移交進館工作進行檢查指導。

    (四)運用科學手段保管檔案,確保館藏檔案實體和信息安全。

    (五)開展館藏檔案數字化和電子文件的收集與備份工作。整合檔案資源,逐步建立存儲數字化、傳輸網絡化、服務信息化的數字檔案館。

    (六)依法做好檔案保密、鑒定、開放和利用服務工作。按照法律法規規定的程序和方法,向社會公布本級權限范圍內的檔案,開展政府公開信息查閱服務。積極開發檔案信息資源,開展檔案編研出版和陳列展覽工作,發揮愛國主義教育基地作用。

    (七)辦理上級領導機關交辦的其它工作。

          二、主要制度

    檔案館應制定崗位責任制、檔案收集范圍、檔案接收辦法、檔案征集辦法、庫房管理、安全保密、檔案統計、鑒定銷毀、檔案開放和利用、檔案安全管理應急預案等制度。

          三、館庫及設施設備建設

    (一)館庫建設

    檔案館建設應符合《檔案館建設標準》(建標103)、《檔案館建筑設計規范》(JGJ 25)的要求,堅持健全功能、利于管理、方便利用的原則,力求節儉、實用、美觀。

    1、檔案館選址應在交通方便、城市公共設施比較完備、周邊建筑安全無污染、有利于檔案安全保管、方便公眾利用檔案的地域。

    2、檔案館設計應符合國家標準的規定和發揮五項功能的要求。檔案庫房區、對外服務區、業務技術區和辦公區實行“四區分開”,合理布局。

    3、檔案館建筑各項技術指標應達到國家規定的要求。

    4、檔案特藏庫建設應貫徹展藏結合、以藏為主的原則,為重要和珍貴檔案提供更好的保管條件。

    (二)設施設備

    1、檔案館應配備符合國家消防安全標準的消防設施設備。庫房和計算機房應配置感溫感煙消防報警系統,不宜采用水消防。

    2、檔案館應安裝紅外線自動報警和視頻監視錄像等安全監視系統。庫房、檔案技術處理和閱檔區等場所應進行24小時錄像監視,錄像信息至少保存1個月。庫房和計算機房應安裝門禁系統。

    3、檔案館應配置密集架或鐵皮柜、防磁柜、目錄柜等標準檔案裝具,計算機、內部局域網絡及專用軟件、刻錄機、掃描儀、復印機、照相機、錄音設備、音像檔案播放器材等基本設施設備。庫房應配置溫濕度自動記錄儀、空調機、除濕機等溫濕度調控設施。電器設備應安放在距檔案柜架2米以外處。

    四、檔案的接收與征集

    (一)接收檔案

    1、接收范圍。檔案館應根據分級管理的原則,接收本轄區內相關機構和組織形成的對國家和社會具有保存價值的各種門類和載體的檔案資料。包括:中華人民共和國成立前,中國共產黨本級機關及其派出機構形成的檔案資料;本地區舊政權機關、團體、社會組織及企事業單位形成的檔案。中華人民共和國成立后,本級機關、團體、社會組織及其他單位形成的檔案資料;撤銷機構、破產國有企業的檔案;上級重要領導來本地開展工作形成的檔案資料;本級重大活動、突發事件形成的檔案資料。

    縣(市、區)級檔案館同時接收鄉鎮、街道辦事處機關形成的檔案資料。

    其他機構、組織和個人形成的對國家和社會具有保存價值的檔案,檔案館認為必要的,可以協商接收進館。

    2、進館時限。省和市、州級檔案館接收立檔單位形成之日起滿20年的永久、長期或30年保管期限的檔案;縣(市、區)級檔案館接收立檔單位形成之日起滿10年的永久、長期或30年保管期限的檔案。國家另有規定的從其規定。

    屬于進館范圍的立檔單位不具備安全保管條件的,檔案可以提前接收。個別單位利用和變更頻繁的專業檔案,經省以上檔案行政管理部門同意可以延期移交。

    3、進館質量要求。傳統立卷方法整理的文書檔案應符合《文書檔案案卷格式》(GB/T 9705)的規定;立卷改革后以件為單位整理的文書檔案應符合《歸檔文件整理規則》(DA/T 22)、《湖北省歸檔文件整理實施細則》(鄂檔規〔20117號)的規定。科技檔案應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822)的規定。會計檔案應符合《會計檔案管理辦法》、《會計檔案案卷格式》(DA/T 39)的規定。各種專業檔案應符合國家檔案局及國家專業主管機關制定的相關規定。照片檔案應符合《照片檔案管理規范》(GB/T 11821)和《湖北省照片檔案規范管理指導意見》(鄂檔規〔20112號)的規定。電子檔案應符合《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894)的規定。印章等實物檔案應符合國家相關規范標準的規定。

    檔案館在接收檔案的同時應接收與移交檔案相對應的組織沿革、全宗介紹、檔案業務工作制度等全宗卷材料和相關檢索工具及編研資料。

    4、接收手續。移交方按規定完成檔案整理、編目,對電子檔案進行真實性、完整性、有效性審核,對涉密檔案進行解密鑒定,向檔案館提出移交檔案申請。檔案館組織對擬移交檔案進行質量檢查,對電子檔案進行技術檢測。檔案運抵檔案館,交接雙方根據移交目錄清點核對檔案資料,在《檔案交接文據》(格式見附件1)上簽名蓋章。

    (二)征集檔案

    檔案館應積極開展檔案征集工作。重大征集活動應按專題組織,編制工作計劃,嚴格審批程序,增強征集檔案的針對性和系統性。

    1、征集范圍。反映本地區各個歷史時期發生的重大活動、重大事件、重大自然災害所形成的檔案資料;反映本地區各個歷史時期經濟社會發展特色的檔案資料;反映本地區科學、技術、文化、宗教、民俗特點的檔案資料;本地籍貫或在本地工作過的社會知名人士的檔案資料;其他反映本地區歷史發展狀況、對國家和社會具有長久保存價值的檔案資料。

    2、征集方式。征集檔案可按下列方式進行:

    1)接受捐贈:檔案館應當鼓勵和接受集體或個人捐贈對國家和社會具有保存價值的檔案,并向檔案捐贈者頒發捐贈證書。

    向檔案館捐贈檔案的組織或個人可對檔案資料中不宜向社會開放的部分提出限制利用意見,并對其捐贈的檔案資料享有優先利用權。

    2)收購或征購:對于散存在社會或民間的對國家和社會具有保存價值的檔案資料,檔案館認為必要,可以通過購買的方式征集進館;對于國家和社會具有保存價值或應當保密的屬于集體或個人所有的檔案,因保管條件不善,可能造成損毀的,檔案館可以采取征購的方式征集進館,也可以接受寄存的方式代為保管。

    收購或征購檔案資料,應組織專家進行檔案真偽和價值鑒定。征集經費的支出應嚴格審批程序。

    3)資料交換:檔案館可以按照《檔案法》等法律法規的規定,與相關單位交換檔案資料的復制件或重復件。

    4)國外境外征集:檔案館應通過各種渠道,了解國外境外與本地相關的檔案資料,通過購買、交換、復制等方式征集檔案資料的原件或復制件。

          五、檔案資料的整理

    (一)檔案整理

    檔案進館前由形成單位按相關規定進行整理。館藏零散文件材料由檔案館按相關規定進行整理。

    館藏檔案的系統化整理工作要求如下:

    1、全宗的設立。具有獨立法人資格的立檔單位設立全宗,內設機構不設全宗。

    1)中華人民共和國成立前檔案全宗的劃分。來源明確、檔案數量較多的,按檔案來源原則設立全宗;檔案數量較少或難以按來源原則劃分全宗的,可按歷史時期或機構屬性設立匯集全宗,如設立革命歷史檔案、明清檔案、民國檔案等匯集全宗。

    2)中華人民共和國成立后檔案全宗的劃分。新成立的機關、一個機關分為兩個以上機關、幾個機關合并為一個機關,均應分別建立新的全宗。合并后又恢復的機構,其主要職能沒有改變的,沿續原全宗。機關改變領導關系、名稱,但其工作性質和業務范圍未發生變化的,沿用原全宗。一個機關幾塊牌子應設立聯合全宗。無人員編制的委員會(如編委),其檔案歸入其辦事機構(如編委辦公室)全宗。具有獨立法人資格的二級單位可單獨設立全宗。鄉、鎮、場、街道辦事處(含機構改革前的區、公社等)按行政區劃設立匯集全宗。

    3)特殊檔案的全宗劃分。單獨收集進館的重點工程、重大活動、突發事件、著名人物檔案可按項目或人名設立全宗。不宜按來源原則劃分主體全宗的聲像、電子、實物(如印章)等特殊載體檔案,可按檔案載體設立客體全宗。

    4)按專題征集進館的檔案,可按專題設立全宗;零散征集進館的檔案,暫不劃分全宗,統一登記,整理存放。

    全宗名稱用機構全稱或規范化的簡稱。聯合全宗一般應并列列出單位名稱。鄉鎮(街辦)匯集全宗名稱直接用其行政區劃名稱(如宜都市陸城街道辦事處)。機構更名后的全宗名稱用當前的機構名稱,變更前名稱在全宗介紹和整理說明中說明。按客體設立的特殊載體檔案全宗用載體名稱,如印章檔案。

    2、檔案排列與編號。館藏檔案按立檔單位屬性劃分全宗群,在全宗群內一般按慣例或檔案進館順序排列,編制全宗號。全宗內的檔案,按目錄或分類順序排列,根據整理方法,以卷或件為保管單位編制檔號。永久和長期保管期限的檔案可以接續排列編號;短期或10年保管期限的檔案宜單獨排列編號。

    3、館藏檔案組織排架。檔案庫房應統一編號。檔案柜架應垂直擺放于有窗的墻面,并與墻壁保持一定距離(一般柜背與墻不小于10厘米,柜側間距不小于60厘米),便于通風降濕。柜內檔案自上而下、從左到右排列。

    檔案與資料應分庫存放。革命歷史檔案、舊政權檔案、中華人民共和國成立后檔案宜分別存放。檔案應按全宗群結合全宗編號順序排架。同一全宗的檔案應集中排列,有后續接收任務的全宗應預留柜架空間。集中保管的非紙質檔案可按門類、載體分別存放。圖書、報刊、匯編資料分別排列。

    檔案柜架應設置標簽,標明檔案門類及類別、起止年度、保管期限等(格式見附件2)。

    (二)資料整理

    館藏資料不劃分全宗,實行統一分類編號。

    圖書按《中國圖書館圖書分類法》(簡本)分類和排列,編制分類目錄。報刊等連續出版物按出版物名稱和刊號順序排列,編制報紙、刊物名稱目錄。文號文件匯編按發文機關的級別、機構名稱、時間順序排列,編制分類目錄和文號索引。專題文件匯編和檔案史料編研資料,按《中國檔案分類法》分類,按類目結合出版時間順序排列,編制分類目錄。

    成套或連續出版發行的圖書報刊出版物、同書名的多套資料,應集中排列在一起。資料不宜編制大流水號。

          六、檔案的保管

    (一)庫房技術管理

    檔案庫房技術管理應堅持“預防為主,防治結合”的原則,嚴格執行檔案庫房技術管理標準和規范。檔案庫房的溫度應控制在1424℃,日變化幅度不超過±2℃;相對濕度應控制在45%60%,日變化幅度不超過±5%。庫房內外溫濕度測記宜使用自動周記儀。

    新接收進館的檔案須經消毒、除塵后方能入庫。檔案館應定期開展蟲霉和破損情況檢查,發現蟲霉和破損現象應及時處理。

    (二)檔案安全管理

    檔案館應采用先進的技術手段、嚴密的制度措施,加強檔案管理,確保檔案安全。

    進庫嚴禁攜帶火種,庫內嚴禁存放易燃易爆物品。重要檔案庫房、柜架應實行雙人雙鎖管理。人員出入庫房應登記。庫房管理員調整時,應對檔案進行清點交接。

    檔案出入庫應建立登記臺賬。利用工作中調還檔案應進行交接登記。調出利用的檔案必須當天歸還入庫。

    館藏重要珍貴檔案每年應進行一次全面清點。

    館藏檔案原件原則上不得出館。因特殊需要必須出館時,應經局(館)長簽批。

    (三)檔案搶救

    檔案館要有計劃、有重點、有步驟地開展檔案搶救工作,及時對積存零散檔案進行整理;對破損檔案進行搶救;對重要珍貴檔案進行保護。

    對于出現破損的檔案,應進行系統評估,根據檔案的價值和破損情況制定有針對性的搶救方案,分別采用修裱加固、紙張去酸、清除污染、字跡恢復、信息遷移、技術復制等方法進行搶救。

    對于暫時不具備修復條件的重要珍貴破損檔案,應原樣封存,采用專盒、專柜、專庫存放,采用先進的保管技術和條件加以保護。

    (四)全宗卷

    館藏檔案應按全宗建立全宗卷,記錄全宗的歷史背景與管理狀況。全宗卷的建立和管理應符合《全宗卷規范》(DA/T 12)的規定。內容主要包括檔案工作制度及檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用、新技術運用、檔案工作檢查、檔案收進移出情況等方面的文件材料。全宗卷文件材料按類別集中,按時間順序排列。

    檔案館可根據管理工作需要,對全宗群建立聯合全宗卷,保存按全宗群組織開展檔案整理、鑒定、搶救、數字化等工作的計劃、方案、總結、統計報表等文件材料。

    七、檔案的鑒定與銷毀

    (一)檔案鑒定

    1、鑒定工作類型。館藏檔案鑒定工作,主要包括劃分保管期限鑒定、到期檔案存毀鑒定、開放檔案鑒定、檔案等級鑒定和檔案真偽鑒定等。

    2、鑒定人員資格。承擔館藏檔案技術鑒定的工作人員,應當有三年以上從事檔案業務指導或檔案保管工作的經歷并具有館員以上檔案專業職稱。

    聘請的檔案真偽鑒定人員,應有相關專業機構工作經歷并具有相應專業的高級職稱。

    3、鑒定工作標準。

    1)劃分保管期限和確定檔案存毀鑒定,按《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局第8號令)、國家有關專業檔案保管期限的規定,結合立檔單位檔案“三合一”制度執行。

    2)開放檔案鑒定,按《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《各級國家檔案館開放檔案辦法》、《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》等規定執行。

    3)劃分檔案等級鑒定,按國家有關規定執行。

    4)檔案真偽鑒定,根據檔案的載體、內容與形式特征,采用技術檢測和專家評估的方法進行鑒定。

    4、鑒定工作程序與方法。

    1)成立檔案鑒定工作小組。鑒定小組由檔案館負責人和相關技術人員組成。

    2)制定檔案鑒定工作方案。

    3)進行技術鑒定。鑒定小組采用直接鑒定方法進行基礎鑒定。鑒定小組負責人采用間接鑒定結合抽樣審查方法進行審核鑒定。

    4)編制鑒定工作報告及鑒定目錄。鑒定工作報告內容包括鑒定工作的組織、依據和方法;被鑒定檔案的背景、內容和數量;鑒定結果等。

    5)必要時,征求檔案形成單位意見,組織專家審核。

    6)審批。鑒定結果由副館長審核,館長審批。

    (二)檔案銷毀

    銷毀檔案應當慎重。19661231日以前形成的檔案原則上不銷毀。對1967年以后形成的失去保存價值確需銷毀的檔案,應編制鑒定銷毀報告和銷毀清冊(格式見附件3),經檔案館館長批準后指派專人監銷。

    銷毀檔案應采用不可逆方式徹底摧毀檔案。紙質檔案應化為紙漿;電子檔案應進行完全格式化處理并摧毀存儲介質。

    八、檔案的統計

    (一)統計表賬。檔案館應按時填報《全國檔案事業統計年報》,并建立全宗名冊、館藏數量、檔案破損與搶救、檔案數字化、檔案利用、檔案開放、編研成果、機關檔案年度歸檔情況等統計臺賬。

    (二)統計分析。對檔案館統計數據發展變化情況進行絕對數、相對數、平均數比較分析,找出變化規律和薄弱環節,有針對性地加強和改進工作。

    九、檔案的利用

    檔案館應創造條件,積極開發檔案信息資源,為社會提供利用服務。開展檔案利用工作應當遵守《檔案法》、《保密法》及《知識產權保護條例》等法律法規的規定。

    (一)利用設施與人員

    檔案館應設立專門的閱檔室,配置便民服務設施,配備機讀或手工檢索工具以及檔案館指南。

    檔案館工作人員應當嚴格執行規章制度,熟悉館藏情況,了解社會需求,積極主動地做好各項服務工作。

    (二)檔案開放與公布

    1、檔案開放的范圍與審批。檔案館保管的檔案,一般應當自形成之日起滿30年向社會開放。經濟、科學、技術、文化等類檔案可以隨時向社會開放。涉及國防、外交、公安、國家安全等重大利益和知識產權、商業秘密、個人隱私以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限可以多于30年。

    檔案館開放檔案,應報經同級檔案行政管理部門批準;必要時,應當征得檔案形成單位或相關主管部門同意。到期不宜開放的檔案應經鑒定,并報上級檔案行政管理部門批準,列入控制使用范圍。

    2、檔案開放的技術要求。開放檔案經過鑒定,在檔案實體和目錄上做出開放與控制使用標記;完成破損檔案的搶救;發布開放檔案信息并在檔案信息網站上公布開放檔案目錄。

    提供計算機查閱開放檔案的,應當建立獨立的開放檔案數據庫,按國家規定對檔案數據庫設置“開放”與“控制”利用權限及不同的訪問密碼。

    3、公布檔案的審批與形式。檔案館公布本級權限內的檔案由同級檔案行政管理部門批準;必要時須征得檔案形成單位或相關主管部門同意。經批準公布的檔案應在公眾媒體或公開場所公告信息。

    檔案館向社會首次公布檔案全文、部分原文、檔案記載的特定內容,可采取下列形式:通過報紙、刊物、圖書、聲像、電子等出版物發表;通過電臺、電視臺播放;通過公眾計算機信息網絡傳播;在公開場合宣讀、播放;出版發行檔案史料、資料的全文或者摘錄匯編;公開出售、散發或者張貼檔案復制件;展覽、公開陳列檔案復制件。

    (三)檔案查閱

    中華人民共和國公民,提供合法身份證明,可以利用開放檔案。港、澳、臺胞和外國人利用開放檔案需經有關部門介紹,并經檔案館同意。

    機關、團體、企業事業單位和其他組織以及中華人民共和國公民根據需要,經有關單位介紹和檔案館長批準同意,可以查閱指定范圍的未開放檔案。

    查閱檔案應填寫查閱檔案登記表(格式見附件4)和檔案利用效果登記表(格式見附件5)。查閱館藏檔案只能在檔案館指定場所進行。

    已完成數字化的館藏檔案,原則上只提供計算機查閱電子檔案,檔案原件不提供利用。重要珍貴檔案資料應以復制件、縮微件或電子文件代替原件提供利用。

    利用檔案收費按國家有關規定執行。

    (四)網上查檔和電話查檔

    利用者可在各級檔案信息網站上查閱開放檔案目錄、網上公布的檔案全文和政府公開信息全文。

    利用者可通過電話預約查檔或查詢開放檔案和政府公開信息。

    (五)檔案編研

    檔案館應根據歷史研究和社會需求,有計劃地開發檔案信息資源,編輯出版檔案專題索引、史料匯編和歷史研究專著,主動為社會提供系統性檔案利用服務。

    (六)政府公開信息查閱

    按照《中華人民共和國政府信息公開條例》的規定,接收政府機關公開信息,建立利用場所和檢索工具,為社會提供查閱服務。

    (七)愛國主義教育基地

    檔案館應按照《國家檔案館愛國主義教育基地工作規范》(DA/T 34)的要求,加強愛國主義教育基地建設。根據中心工作的需要,通過展廳陳列、流動展覽、網上展覽、報刊專欄、專題電視片和舉辦專題講座、研討會、報告會等方式開展愛國主義教育活動。

    檔案公開陳列展覽應使用復制件。

    十、檔案信息化建設

    檔案館應按照數字檔案館的建設要求,制定檔案信息化工作方案,確定檔案信息化應用平臺建設的目標和步驟,明確檔案數字化的對象范圍、工作流程與技術標準,統籌建立檔案數據的管理、利用和容災體系。

    (一)平臺建設

    1、網絡系統建設。檔案局(館)應構建機關辦公自動化系統,實現文檔一體化管理;加入當地黨委、政府網絡系統,積極參與本地政務網中檔案管理平臺設計,建立在線歸檔和檔案利用子系統。

    檔案館應在公共信息網建立檔案網站,方便公眾查閱開放檔案目錄、政府公開文件和檔案工作信息。建立檔案館內部局域網絡和查檔終端,為利用者提供現場查閱檔案服務。

    2、應用系統建設。檔案館應積極開發或應用先進的檔案管理軟件,構建數字檔案采集系統、數據管理系統和安全系統。

    (二)數據庫建設

    1、數據建立。檔案館應及時接收機關形成的電子檔案數據,收集法律、法規和政府公開信息等電子文件資料。檔案館保存的電子檔案存儲載體中應包括電子檔案接收、遷移等說明性文件。館藏全部檔案應建立案卷級和文件級目錄數據庫。館藏永久、長期或30年保管期限的檔案應進行全文數字化掃描,建立全文數據庫。館藏利用頻繁的專業檔案應建立專題數據庫。

    文書檔案目錄數據庫的結構及類型應符合《湖北省文書檔案目錄數據庫結構與著錄細則》的要求;檔案全文掃描應符合《紙質檔案數字化技術規范》(DA/T 31)等要求。檔案數據庫應按國家規范標準的要求建立元數據和說明文件。

    2、數據整合。檔案館應對分批建立的館藏數字檔案和從外部接收的數字檔案數據進行系統整合,建立適宜統一提供利用的檔案數據庫和利用環境。

    (三)技術維護

    1、安全措施。檔案館應對計算機房和磁存儲介質采取磁屏蔽措施,防止磁污染和信息外泄;采用防火墻等技術手段,保證系統和數據不被非法侵入和竊取;配置防病毒軟件,定期進行查殺病毒和系統維護,增強系統的安全穩定性;采用數據加密、權限設置、口令驗證、訪問控制、安全日志、系統監控等綜合性技術手段,加強數據利用的安全管理。

    2、容災體系。檔案館應按《湖北省國家綜合檔案館電子檔案數據容災管理試行辦法》(鄂檔〔201041號)的要求建立數據容災體系,增加系統運行的穩定性和容錯性。館藏電子檔案數據應當采用本地備份與異地備份、在線備份與離線備份、異質備份與多套備份相結合的方式進行安全備份,具備條件的檔案館應建立在線遠程備份。在開展數據備份的同時,應建立數據恢復技術方案,確保發生數據損毀和丟失等災難時能及時恢復數據。

    3、備份保管。館藏電子檔案備份數據,按載體類型分類;按備份套別—全宗—時間順序排列;按分類、排列順序編號;在存儲載體上編制標簽,注明存儲數據的對象、內容、時間、數據庫名稱和軟硬件應用環境等。

    4、數據檢測。正常情況下,電子檔案數據備份介質應從形成第2年開始,每年進行一次檢測,按照輪換方式,每次檢測20%。發生磁污染等災害情況時,應進行全面檢測。發現問題應及時處理,必要時進行數據遷移,重新備份。

    (四)網絡利用管理

    檔案館內部局域網應與互聯網實行物理隔離。互聯網上的檔案網站堅持涉密不上網,上網不涉密的原則。檔案館內部局域網上的檔案數據庫應嚴格區分開放檔案和控制檔案。在檔案館內部局域網上提供檔案利用,應實行站點和利用者授權管理。

          十一、附則

    本規范適用于全省各級國家綜合檔案館,其他檔案館可參照執行。

    本規范自公布之日起施行。1989年印發的《湖北省綜合性檔案館業務建設規范》(鄂檔〔198935號)同時廢止。湖北省檔案局以前發布的業務規定,與本規范不一致的,以本規范為準。

    本規范由湖北省檔案局負責解釋。

     

    附件:1.檔案交接文據格式

             2.檔案柜架標簽格式

             3.檔案銷毀清冊格式

             4.查閱檔案登記表格式

             5.檔案利用效果登記表格式      



    附件1

     檔案交接文據格式

    檔案交接文據

     

    單位名稱

     

     

    單位名稱

     

    交接

    性質

     

    檔案所

    屬年度

     

    檔案類別

     

    檢索、參考工具

    永久

    (卷、件)

    長期或

    30

    (卷、件)

    短期或

    10

    (卷、件)

    其他

    (卷、件)

    排架長度(米)

    種類

    數量

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    合計

     

     

     

     

     

     

     

    移出

    說明

     

    接收

    意見

     

    移出單位(印章)

    領導人:

    經辦人:

    移出日期:        

    接收單位(印章)

    領導人:

    經辦人:

    接收日期:        

     

     

     

    附件2

    檔案柜架標簽格式

    格式一:柜側標簽格式

       

     

    檔案門類

     

       

     

    保管期限

     

    起止年度

     

     

    格式二:柜門標簽格式

       

     

    檔案門類

     

       

     

    保管期限

     

    起止檔號

     

    注:柜門標簽僅適用于五節柜之類的檔案柜架。不適用于密集架。


    附件3

    檔案銷毀清冊格式

    檔案銷毀清冊

    序號

    案卷或

    文件題名

    年度

    全宗號

    目錄號

    案卷號或件號

    件數

    頁數

    期限

    銷毀

    原因

    備注

    審批人簽字:                     審批時間:       

     

     

     

     

     

     

     

    附件4

    查閱檔案登記表格式

    查閱檔案登記表

    序號

    日期

    單位

    姓名

    查檔

    目的

    案卷或

    文件題名

    檔號

    備注

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    附件5

     

    檔案利用效果登記表格式

    檔案利用效果登記表

    日期

    單位

    姓名

    案卷或

    文件題名

     

    利用

    目的

    利用

    效果



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