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    政策法規

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    湖北省中小學校檔案管理暫行辦法

    發布時間:2016-11-11 15:07 |來源:|瀏覽人數:10125

    關于貫徹湖北省中小學校檔案管理暫行辦法的通知

     

    鄂檔[200613

     

    各市、州、縣檔案局、教育局:

    為規范我省中小學校檔案管理工作,豐富和完善學校檔案資源,有效地為學校教育和發展服務,現將《湖北省中小學校檔案管理暫行辦法》印發給你們,請結合實際情況認真貫徹執行。

     

    湖北省檔案局  湖北省教育廳

    二○○六年四月十七日    

     

    湖北省中小學校檔案管理暫行辦法

     

    第一章  總則

     

    第一條  為進一步加強我省中小學校檔案工作,提高檔案管理水平,更好地為教育改革和發展服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《湖北省檔案管理條例》及其它有關規定,結合全省中小學檔案工作實際,制定本辦法。

    第二條  本辦法所稱中小學校檔案(以下簡稱學校檔案)系指普通高中、初中、小學在教育、教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中形成的、反映學校歷史面貌的、對學校和社會具有保存、利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子、實物等不同形式和載體的歷史記錄。

    第三條  學校檔案工作是學校基礎工作之一,是學校管理工作的組成部分,也是衡量教育質量和管理水平的重要標志。各級教育行政管理部門和學校要把檔案工作納入學校整體發展規劃和工作計劃,列入學校議事日程。

    第四條  學校檔案工作由各級教育行政管理部門領導,同時接受國家各級檔案行政管理部門的指導、監督和檢查。

    第五條  學校檔案工作實行“四同步”管理。即在布置、檢查、總結、驗收學校各項工作的同時,布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

     

    第二章  管理體制、機構和人員

     

    第六條  學校要確定一名校領導分管檔案工作,定期研究和及時解決檔案工作中存在的實際問題,確保檔案工作所需經費和必需的設備。

    第七條  學校應設立檔案管理機構,其基本職責是:

    (一)貫徹落實黨和國家關于檔案工作的法令、政策和規定,制定本學校檔案工作制度和規劃;

     

    (二)集中統一管理學校各類檔案,維護檔案的完整與安全,為學校教育與發展積累檔案史料;

    (三)編制必要的檔案檢索工具,積極提供利用服務,開發檔案信息資源;

    (四)組織學習檔案業務知識,指導立卷歸檔工作,開展檔案宣傳活動;

    (五)做好檔案統計工作,及時上報統計結果。

    第八條  學校應配備與檔案工作相適應的專(兼)職檔案工作人員。學校檔案工作人員必須認真執行黨和國家的方針政策,熱愛檔案事業,工作認真負責,遵守紀律,身體健康,具備專業知識,并經檔案培訓考核取得崗位資格證書。

    第九條  學校檔案工作人員實行專業技術職務聘任制,享受與中小學教師同等的待遇。

    第十條  學校檔案工作人員在一定時期內應保持相對穩定,調動工作時做好檔案工作的交接,并辦理交接手續。

     

    第三章  文件材料的收集、立卷和歸檔

     

    第十一條  學校應建立和完善文件材料的收集、整理、立卷和歸檔制度,并作為行政管理、教學和學籍管理人員的職責范圍,做到黨群工作、行政管理、教學科研、學籍管理等各項工作都有完整、準確、系統的文件材料歸檔保存。

    第十二條  學校應實行文件材料形成部門預立卷制度。各部門要安排一名專(兼)職檔案檔案人員負責本部門文件材料的收集、整理、立卷工作。即按照文件材料的自然形成規律,保持其內在聯系,加以系統整理組卷,編寫頁號,填寫卷內文件目錄、備考表后移交綜合檔案室。

    第十三條  歸檔范圍

    (一)黨群工作類

    主要包括黨委(總支、支部)、共青團、少先隊、工會、民主黨派等組織形成的文件材料。

    (二)行政管理類

    主要包括行政事務、人事管理、安全保衛、法紀監察、計劃生育、總務、外事等工作中形成的文件材料以及公開出版物、校報、刊物等。

    (三)教學科研類

    主要包括教學管理、教學實踐、教學研究、德育教育及科研課題研究準備、試驗、總結鑒定驗收、成果獎勵申報、推廣等活動中形成的文件材料。

    (四)教師業務管理類

    主要包括教師教學計劃、教學方案、發表的論文及個人基本情況、進修培訓等有關文件材料。

    (五)學籍管理類

    主要包括招生、學籍登記;在校學生異動情況;畢業生成績冊、登記表;義務教育基本情況統計等文件材料。

    (六)基本建設類

    主要包括基建工程項目可行性研究、立項、征地、招投標、設計、施工、監理、工程概預決算、竣工驗收、維修、改擴建等形成的文件、圖紙、表格等。

    (七)儀器設備類

    主要包括各種教學儀器、模型等通用設備說明書,各種機械、電教、電器、車輛等專用設備的全套隨機技術文件及在安裝調試、使用、維修等過程中形成的文件材料。

    (八)財會類

    主要包括會計憑證、會計賬簿、財務報告、會計清冊等文件材料。

    (九)電子文件類

    主要包括在數字設備及環境中生成,以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機等數字設備閱讀、處理,并可在通信網絡上傳送的文件。

    (十)聲像檔案類

    主要包括學校在各項活動中直接形成的具有保存價值的照片、錄音帶、錄像帶、影視膠片、縮微膠片等。

    (十一)實物檔案類

    主要包括學校及其教職員工獲得的各種獎杯、獎狀、獎章、錦旗、證書、牌匾、書畫等實物。

    第十四條 歸檔時間

    (一)黨群、行政管理類、教學科研類文件材料和能按年度歸檔的其他文件材料,在次年的六月底以前歸檔;科研類文件材料在科研課題鑒定后歸檔。

    (二)教師業務類、學籍管理類文件材料以及能按學年度歸檔的文件材料,在次學年的10月份以前歸檔。

    (三)基本建設類文件材料,在項目完成后兩個月內歸檔。

    (四)財會類文件材料隨時整理立卷,在財會部門保管一年后向綜合檔案室移交。

    (五)儀器設備類文件材料在開箱后及時整理歸檔。

    (六)電子文件類、聲像檔案類、實物檔案類應隨時整理,定期歸檔。

    第十五條  黨群工作類、行政管理類、教學科研類文件材料可參照《歸檔文件整理規則》進行整理歸檔。

    第十六條  歸檔的文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求,案卷質量符合國家有關規范和標準要求。

    第十七條  學校工作人員在其從事教學、科研、黨政管理等職務活動中形成的各種載體、形式的文件材料,要按規定移交歸檔,集中管理,不得據為己有。

    對于個人在其非職務活動中形成的重要文件材料,學校檔案部門可通過征集、代管等多種形式管理。對個人向本校檔案部門捐贈檔案的,學校應予以獎勵。

     

    第四章  檔案管理和利用

     

    第十八條  學校應建立和完善檔案的保管、保密、利用、庫房管理、統計、鑒定銷毀等制度,以確保學校檔案安全保管和有效利用。

    第十九條  學校要配置必要的和符合檔案管理要求的檔案專用庫房和檔案設備。檔案庫房必須做到防盜、防火、防光、防高溫、防塵、防潮、防蟲鼠、防有害氣體。不具備建立檔案管理專門機構的小學必須配置檔案專用柜。

    第二十條  學校應適應現代信息化的發展要求,有計劃地采用先進的科學技術,配置現代化的管理設備,逐步實現檔案管理現代化。

    第二十一條  學校檔案部門應對接收的各類檔案進行科學分類、編號和排架,并編制必要的檢索工具。其中,黨群工作類、行政管理類按照國家文書檔案有關規范標準進行分類、整理;教學科研類、基本建設類、儀器設備類按照國家科學技術檔案有關規范標準進行分類、整理。

    第二十二條  檔案工作人員要加強檔案管理,嚴格檔案借閱制度,做好保密工作,確保檔案安全。

    第二十三條  學校檔案部門應通過舉辦展覽、陳列、提供目錄等多種形式,積極開展檔案宣傳;配合學校中心工作,有計劃地開發檔案信息資源,開展檔案編研工作。

    第二十四條  學校檔案部門應對檔案的收進和移出、案卷的數量、檔案的利用等情況進行統計,按照有關規定,及時向當地檔案行政管理部門和上級行政管理部門報送檔案統計結果。

    第二十五條  學校檔案部門要定期對所保存檔案進行全面檢查,對已破損和字跡褪色的檔案,及時修復或復制;如遇有特殊情況,應立即向校領導報告,及時處理。

    第二十六條  學校檔案部門應對保管期限已滿的檔案進行鑒定。鑒定意見由檔案部門提出,經校領導同意后,組成檔案鑒定小組,對失去保存價值的檔案進行登記造冊,經領導審批后,報上級行政管理部門備案,在指定地點由二人監銷,監銷人在銷毀清冊上簽字。

    第二十七條  學校撤消時,檔案移交上級行政管理部門或當地國家綜合檔案館保存;學校合并時,檔案隨之并入;學校分立時,檔案由原校保存。

     

    第五章  獎勵與處罰

     

    第二十八條  學校應建立健全檔案工作檢查、評估和考核制度,對在檔案工作中成績優秀、貢獻突出的檔案工作人員或有關人員給予表彰獎勵。

    第二十九條  對違反本辦法規定,造成檔案丟失、損毀和泄密,或不按規定歸檔、玩忽職守造成檔案損失者,按照有關規定予以處罰。

     

    第六章  附則

     

    第三十條  普通中等專業學校、職業學校和幼兒園可參照執行。

    第三十一條  本辦法由省檔案局負責解釋。

    第三十二條  本辦法自發布之日起實施。

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