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    政策法規

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    湖北省重點建設項目檔案驗收辦法

    發布時間:2016-11-11 14:58 |來源:|瀏覽人數:10093

    省檔案局  省發展和改革委員會

    關于印發《湖北省重點建設項目檔案驗收辦法》的通知

     

    鄂檔[200763

     

    各市、州、縣檔案局、發展改革委,省直有關部門,在鄂大型企事業單位,大專院校,省重點建設項目工程指揮部:

    為進一步加強全省重點建設項目檔案管理,規范項目檔案驗收工作,切實保證重點建設項目檔案的完整、準確、系統和安全,更好地為重點建設項目科學管理和湖北經濟建設服務,根據國家檔案局、國家發展和改革委員會聯合印發的《重大建設項目檔案驗收辦法》和《湖北省檔案管理條例》,結合我省工作實際,特制定《湖北省重點建設項目檔案驗收辦法》,現印發給你們,請結合實際認真貫徹執行。

     

    湖北省檔案局  湖北省發展和改革委員會

    二○○七年十二月十八日

     

    湖北省重點建設項目檔案驗收辦法

     

    第一章     

     

    第一條  為加強我省重點建設項目檔案管理工作,規范重點建設項目檔案專項驗收工作,確保重點建設項目檔案的完整、準確、系統和安全,根據《中華人民共和國檔案法》、《湖北省檔案管理條例》、《湖北省人民政府公布繼續實施的行政許可事項:許可規定及實施機關的決定》(湖北省人民政府令[2004]第268號)和國家檔案局、國家發改委印發的《重大建設項目檔案驗收辦法》(檔發[20062號)等法律法規和有關規定制定本實施辦法。

    第二條  本實施辦法適用于湖北省各級人民政府每年審定公布的重點建設項目和各級項目主管部門每年審定的部門重點建設項目。

    第三條  全省各級檔案行政管理部門每年根據各級人民政府公布的重點建設項目名單和各級項目主管部門審定的建設項目名單,對項目檔案工作實行統一領導、分級管理。

    第四條  項目建設單位(法人)應將項目檔案工作納入項目建設管理范疇,與項目建設實行同步管理,建立項目檔案工作領導責任制和相關人員崗位責任制。

    第五條  項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分,重點建設項目必須進行檔案驗收。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目,不得通過項目竣工驗收。

     

     

    第二章  項目檔案的管理

     

    第六條  各級檔案行政管理部門要加強對重點建設項目檔案的全程管理,建立項目檔案登記和項目檔案巡回檢查制度。

    第七條  項目檔案登記工作。

    (一)省、市、州、縣公布的重點建設項目,均須進行建設項目檔案登記;

    (二)各級檔案行政管理部門負責本級重點建設項目登記工作;

    (三)省重點建設項目的登記。新增項目于項目開工后6個月內,按照《湖北省重點建設項目檔案登記表》(附件1)的要求填寫后報省檔案局;

    (四)市、州、縣重點建設項目的登記。以市、州為單位匯總,于每年121日前報省檔案局備案;

    (五)各級項目主管部門管理的重點建設項目的登記。由各級項目主管部門檔案機構對本部門管理范圍內的新建項目進行登記,匯總后于每年121日前報同級檔案行政管理部門備案。

    第八條  續建項目的跟蹤管理。續建項目每年一次按照《湖北省重點建設項目檔案動態管理表》(附件2)的要求填寫后,按第七條項目檔案登記所規定的管理權限,于每年111日前報相應的檔案行政管理部門或項目主管部門。

    第九條  項目檔案巡回檢查工作。

    (一)項目建設期間,各級檔案行政管理部門對本級檔案管理權限內的項目,要加強對檔案形成、收集、積累、預立卷情況的檢查和指導,加強對項目檔案的同步監督管理;

    (二)各級檔案行政管理部門與同級項目主管部門每年共同組織不定期的巡回檢查,重點檢查在建項目檔案同步管理和過程控制情況、已通過檔案驗收的項目檔案整改落實情況、已通過竣工驗收的項目是否通過了項目檔案驗收等。

     

    第三章  驗收組織

     

    第十條  項目檔案驗收的組織。

    (一)國家重大建設項目,檔案的驗收組織工作按照國家有關規定執行;

    (二)省重點建設項目,由省檔案局組織項目檔案驗收;

    (三)市、州、縣重點建設項目,分別由市、州、縣檔案局組織項目檔案驗收;

    (四)各級項目主管部門管理的重點建設項目,由各級項目主管部門會同同級檔案行政管理部門組織項目檔案驗收;

    (五)省檔案局對各級檔案行政管理部門、各級項目主管部門組織的項目檔案驗收工作進行監督、指導。各級檔案行政管理部門、項目主管部門應加強項目檔案驗收前的指導和咨詢,必要時可組織預驗收。

    第十一條  項目檔案驗收組的組成。

    (一)省檔案局組織的項目檔案驗收,由省檔案局、項目主管部門、項目所在地檔案行政管理部門等單位組成項目檔案驗收組;

    (二)市、州、縣檔案行政管理部門組織的項目檔案驗收,由檔案行政管理部門、項目主管部門等單位組成項目檔案驗收組;

    (三)項目主管部門組織的項目檔案驗收,由項目主管部門、同級檔案行政管理部門等單位組成項目檔案驗收組;

    (四)凡在城市規劃范圍內的建設項目,項目檔案驗收組成員應包括項目所在地的城建檔案接收單位;

    (五)項目檔案驗收組人數一般為5人以上的單數,組長由驗收組織單位人員擔任,必要時可邀請有關專業人員參加驗收組。

     

    第四章  驗收依據及前提條件

     

    第十二條  項目檔案驗收應根據DAT282002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、GBT118222000《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、行業主管部門制定的規范性文件及有關電子文件管理的規范、標準。

    第十三條  項目檔案驗收應具備的前提條件。

    (一)項目主體工程和輔助設施已按照設計建成,具備竣工驗收條件;

    (二)項目試運行指標考核合格或者達到設計能力;

    (三)完成項目建設全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作;

    (四)基本完成項目檔案的分類、組卷、編目等整理工作。

    第十四條  項目檔案驗收前,項目建設單位(法人)應組織項目設計、施工、監理等方面負責人及有關人員,根據檔案工作相關要求,依照《重點建設項目檔案驗收內容及要求》(附件4)進行自檢。

     

    第五章  驗收申請

     

    第十五條  項目建設單位(法人)應向項目檔案驗收組織單位報送檔案驗收申請報告,并填報《湖北省重點建設項目檔案驗收申請表》(附件3)。

    第十六條  項目檔案驗收組織單位應在收到檔案驗收申請報告的10個工作日內作出答復。

    第十七條  項目檔案驗收申請報告的主要內容:

    (一)項目建設及項目檔案管理概況;

    (二)保證項目檔案完整、準確、系統所采取的控制措施;

    (三)項目文件材料形成、收集、整理與歸檔情況,竣工圖編制情況及質量狀況;

    (四)檔案在項目建設、管理、試運行中的作用;

    (五)存在問題及解決措施。

     

     

     

    第六章  驗收程序及要求

     

    第十八條  項目檔案驗收應在項目竣工驗收之前完成。

    第十九條  項目檔案驗收以驗收組織單位召集驗收會議的形式進行。

    第二十條  項目檔案驗收組全體成員參加項目檔案驗收會議,項目建設單位(法人)、設計、施工、監理和生產運行管理或使用單位的有關人員列席會議。

    第二十一條  項目檔案驗收會議的主要議程:

    (一)項目建設單位(法人)匯報項目建設概況、項目檔案工作情況;

    (二)監理單位匯報對項目檔案質量的審核情況;

    (三)項目檔案驗收組檢查項目檔案及檔案管理情況;

    (四)項目檔案驗收組對項目檔案質量進行綜合評價;

    (五)項目檔案驗收組形成并宣布項目檔案驗收意見。

    第二十二條  檢查項目檔案,采用質詢、現場查驗、抽查案卷的方式。抽查重點為項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質檢文件、重要合同、協議等。

    項目檔案數量在3000卷以內的,抽查應不少于100卷;3000卷以上的按5%~1 0%抽取。

     

    第七章  驗收意見

     

    第二十三條  項目檔案驗收意見的主要內容:

    (一)項目建設概況;

    (二)項目檔案管理情況,包括:項目檔案的基礎管理工作,項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況,竣工圖的編制情況及質量,檔案的種類、數量,檔案的完整性、準確性、系統性及安全性評價,檔案驗收的結論性意見;

    (三)建設項目竣工驗收后,項目檔案移交的意見;

    (四)存在問題、整改要求與建議。

    第二十四條  項目檔案驗收結果分為合格與不合格。項目檔案驗收組半數以上成員同意通過驗收的為合格。

    第二十五條  項目檔案驗收合格的,由項目檔案驗收組出具項目檔案驗收意見,并于5個工作日內報項目檔案驗收組織單位審批。項目檔案驗收組織單位應在收到驗收組驗收意見后5個工作日內作出是否批準的答復。

    第二十六條  項目檔案驗收不合格的項目,由項目檔案驗收組提出整改意見,要求項目建設單位(法人)于項目竣工驗收前對存在的問題限期整改,并進行復查。復查后仍不合格的,不得通過項目竣工驗收,并由項目檔案驗收組提請有關部門對項目建設單位(法人)通報批評,造成項目檔案損失的依法追究相關單位及人員責任。

     

     

     

    第八章   

     

    第二十七條  省行政區域內其他建設項目檔案驗收工作參照本辦法執行。

    第二十八條  本辦法由湖北省檔案局負責解釋。

    第二十九條  本辦法自頒布之日起施行。原《湖北省重點建設項目檔案驗收辦法》(鄂檔[1 99934號)同時廢止。

    附件:1.《湖北省重點建設項目檔案登記表》

          2.《湖北省重點建設項目檔案動態管理表》

             3.《湖北省重點建設項目檔案驗收申請表》

             4.《重點建設項目檔案驗收內容及要求》



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    附件4

     

    重點建設項目檔案驗收內容及要求

     

    一、項目檔案的基礎管理工作

    (一)項目建設單位(法人)認真執行國家檔案工作法律法規,建立健全項目檔案工作各項規章制度,建立了切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。

    (二)項目建設單位(法人)對項目檔案工作實行統一管理,對本單位各部門和設計、施工、監理等參建單位進行有效監督、指導,確保項目檔案工作與項目建設同步進行。

    (三)項目檔案工作實行領導負責制,確定了負責項目檔案工作的領導和部門,實行了各部門和有關人員檔案工作責任制,并采取了有效的考核措施。

    (四)項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理,要求明確,控制措施有力。

    (五)配備適應工作需要的檔案管理人員,檔案管理人員經過檔案管理專業培訓。

    (六)采用先進信息技術,實現項目檔案管理信息化。

    (七)保證檔案工作所需經費,配備計算機、復印機及聲像器材等必備的辦公設備,且性能優良,滿足工作需要。

    二、項目檔案的完整、準確、系統情況

    (一)按照DAT 282002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》,結合行業標準及項目產生文件材料的實際情況,檢查項目檔案的完整性、準確性、系統性。

    (二)項目文件材料的收集、整理、歸檔和項目檔案的整理與移交符合DAT282002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、GBT118222000《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、GBT188942002《電子文件歸檔與管理規范》等有關國家、行業的標準規范。

    三、項目檔案的安全

    (一)檔案庫房采取防火、防盜、防有害生物和溫濕度控制措施,檔案庫房與閱覽、辦公用房分開。

    (二)檔案柜架、卷盒、卷皮等檔案裝具符合標準要求。

    (三)歸檔文件材料的制成材料符合耐久性要求。   

    (四)采取有效措施保證檔案實體和信息安全。

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