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    政策法規

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    湖北省企業、科技事業單位檔案工作目標管理考評辦法

    發布時間:2018-07-06 00:00 |來源:湖北省檔案局|瀏覽人數:11823


     

    湖北省檔案局文件


     鄂檔規〔2016〕3號


    湖北省檔案局關于印發

    《湖北省企業、科技事業單位檔案工作

    目標管理考評辦法》的

     

    各市、州、縣檔案局,省直有關單位、各高等學校、大型企事業單位檔案部門:

          為深入貫徹實施檔案法律法規,全面提高企業、科技事業單位(以下簡稱“企事業單位”)檔案管理水平,更好地適應新形勢下改革和發展的需要,省檔案局對《湖北省企業、科技事業單位檔案工作規范管理等級評審辦法》(鄂檔規〔2012〕1號)進行了重新修訂,現印發給你們,請認真組織實施。

          企事業單位根據原考評辦法獲得的“AAA級”、“AA級”、“A級”在有效期內繼續有效,分別對應新考評辦法的“省特級”、“省一級”、“省二級”的等級;在有效期滿進行復查或申請新的等級時,應按新標準進行評分,重新認定。對醫療衛生、食品藥品安全、工程設計和建筑施工等企事業單位進行檔案工作考評,還要重點關注檔案的可追溯性。

     

      湖北省檔案局 

    2016年4月28日

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     


    湖北省企業、科技事業單位檔案工作目標管理考評辦法

      

        (2004年制定,2007年第一次修訂,2009年第二次修訂,2012年第三次修訂,2016年第四次修訂。)

          第一條  為進一步加強企業、科技事業單位檔案管理規范化建設,更好地為全省改革和發展服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《湖北省檔案管理條例》及有關法律法規,結合湖北實際,制定本辦法。 

          第二條  本辦法適用于各級各類企業、院校、科研院所及其他相關事業單位等。

          第三條  企業、科技事業單位檔案工作目標管理考評(以下簡稱“考評”)工作堅持統一領導、嚴格標準、自愿申報、屬地考評的原則。

          第四條  考評分為省二級、省一級、省特級三個等級。其中,省二級重點突出規范性;省一級重點突出先進性;省特級重點突出示范性。考評一般由低級向高級逐級申報。

          第五條  考評采用100分制計分方法。評分以0.5分為單位進行計算,按得分多少確定等級。 

          各等級考評的評分標準為:

          省特級     95分以上(含95分);

          省一級     90-94.5分(含90分);

          省二級     80 -89.5分(含80分)。 

          第六條  考評的依據和內容按《湖北省企業、科技事業單位檔案工作目標管理考評標準及評分表》(附件1)執行。

          第七條  申報考評必須具備以下條件: 

          一、依法辦理檔案登記;

          二、單位檔案實行集中統一管理;

          三、三年內沒有發生檔案丟失、被盜、損毀、失泄密、篡改等檔案安全事故;

          四、自覺接受檔案行政管理部門的監督、檢查和指導。 

          第八條  考評權限 

          省檔案局負責省屬及以上企事業單位及其直屬單位的考評。

          市州、直管市、神農架林區檔案局負責所轄地區內企事業單位的考評工作。是否對縣(市、區)檔案局下放考評權限,由市、州檔案局根據實際情況決定,并報省檔案局備案。       第九條  考評程序 

          考評程序依次為申報、評審、公示、審批四個步驟。

          一、申報

          符合條件的單位年初向同級檔案局提出考評等級創建計劃,各級檔案局在審核后及時下達考評計劃。

          按計劃完成自查工作的單位,對照《湖北省企業、科技事業單位檔案工作目標管理考評標準及評分表》進行自查評分,填寫《湖北省企業、科技事業單位檔案工作目標管理考評申報審批表》(附件2),向同級檔案局提出驗收申請。

          鼓勵有條件的地區實行網上申請。

          二、評審 

          (一)評審組織 

          評審工作由具有考評權限的檔案局會同相關主管單位共同組織。一般由3-5人組成評審組。組成人員為:

          1.檔案行政管理部門有關人員;

          2.行業主管部門有關人員;

          3.檔案工作協作組組長單位人員;

          4.相關檔案業務人員。

          鼓勵各地區創造條件逐步推行網上評審。 

          (二)評審時間 

           各單位應按照年初申報計劃和擬考評時間,及時完成創建工作。評審工作應于當年12月10日前完成。 

          (三)評審程序 

          1.聽取檔案工作目標管理及自查情況匯報;

          2.對照考評標準,嚴格逐項檢查;

          3.審查材料,逐項評議評分,形成評審意見;

          4.與被考評單位交換意見。

          三、公示 

          評審通過的單位,由負責考評的檔案局在其檔案信息網站或相關門戶網站公示,接受社會監督。公示時間不少于5天。

          四、審批 

          (一)審批依據 

          1.申請報告;

          2.申報審批表;

          3.考評表;

          4.公示結果;

          5.廉政告知書。 

           (二)確認備案 

          各級檔案局業務部門將考評結果報局領導審批通過后發函確認(見附件3),并在網上公布。

          各市、州及直管市、神農架林區檔案局每年12月15日前將轄區內當年考評確認的情況匯總報省檔案局備案(備案表樣式見附件4)。

          第十條  復查

          一、復查要求

          考評有效期為三年。獲得相應等級的單位,應在三年有效期滿當年提出復查申請,由原評審組織單位組織復查。

          二、復查結論

          復查結論分為合格和不合格兩種。合格者,由負責復查的檔案局發函確認。不合格或到期未申請復查者,其原獲得的考評等級自行失效。

          三、復查程序

          復查程序及內容與考評相同。

          第十一條  抽查

          省檔案局負責對市州、直管市、神農架林區企業、科技事業單位檔案工作目標管理省一級以上考評情況進行抽查。

          市州檔案局負責對轄區內具有考評權限的縣(市、區)考評情況進行抽查。

          抽查發現考評質量、程序不符合標準超過30%的或反映問題突出的地區,取消該檔案局的考評資格并限期整改。整改合格后申請恢復其考評資格。被考評單位沒有達到相應等級考評標準的,取消其相應等級資格。

          第十二條  各級檔案局是考評工作的責任主體,必須“堅持標準、堅持程序、確保質量”,堅持把紀律挺在前面,不得許愿或提出任何附加條件、不得與創收掛鉤和收取任何費用,并實行《廉政告知書》(見附件5)制度。

           第十三條  本辦法由湖北省檔案局負責解釋。

           第十四條  本辦法自印發之日起執行,原《湖北省企業、科技事業單位檔案工作規范管理等級評審辦法》(鄂檔規〔2012〕1號)同時廢止。 


           附件:1. 湖北省企業、科技事業單位檔案工作目標管理考評標準及評分表

                    2. 湖北省企業、科技事業單位檔案工作目標管理考評申報審批表  

                    3. 企業、科技事業單位檔案工作目標管理考評確認函(樣式)

                    4. 湖北省企業、科技事業單位檔案工作目標管理考評審批備案表

                    5. 廉政告知書

        



    附件1

     

    湖北省企業、科技事業單位檔案工作目標管理考評標準及評分表

    申    申報等級:                                                                                                                                    自查總分:                                        評審總分:        

    序號

    考核項目

    分數

               

         

         

    扣分

    扣分

    組織管理

    (22)

     

     

     

     

     

    1

    組織機構

    6

    1.       檔案工作列入單位年度工作計劃和領導工作議事日程。(1分)

    2.       明確一名領導分管檔案工作,并能及時解決檔案工作中存在的實際問題。

    1分)

    3.       檔案工作專項經費列入單位年度經費計劃。(1分)

    4.       建立統一管理檔案的職能部門,設置檔案管理崗位。 2分)

    5.  檔案管理部門較好地發揮了監督、指導作用,并在單位內建立健全了檔案管

    理網絡。有獨立分支機構的單位參加省特級考評,其分支機構檔案工作目標

    管理達省二級以上的須超過80%。(1分)

     

     

     

     

    2

    規章制度

    6

    1.       認真貫徹執行國家有關檔案工作的法律、法規,開展了檔案法律、法規宣傳教育等活動。(1分)

    2.       制定了本單位檔案管理細則。1分)

    3.       按要求及時制定或修訂了檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表(三合一制度)。(2分)

    4.       建立了檔案接收、整理、保管、鑒定、統計、保密、利用、銷毀、庫房管理、應急預案等規章制度。(2分)

     

     

     

     

    3

    歸檔文件

    控制措施

    5

    1.       文件材料的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用工作列入有關人員的崗位責任制,并作為工作實績考核的內容之一。(1分)

    2.       檔案部門參加產品定型會、科研課題鑒定會、設備開箱驗收會、基建工程竣工驗收會(四參加),執行效果好。(2分)

    3.       各種專項活動檔案實行四同時管理,效果好。即:下達項目計劃任務同時提出文件材料的歸檔要求;檢查項目計劃進度同時檢查文件材料形成情況;驗收、鑒定項目成果同時驗收、鑒定項目檔案的完整、準確、系統情況;項目總結同時做好項目文件歸檔交接。(2分)

     

     

     

     

    4

    干部隊伍

    建設

     

    5

    1.       檔案專(兼)職人員的配備適應工作需要。(1分)

    2.       檔案人員具有大專以上文化程度。(1分)

    3.       具有中級以上專業技術職務的人員占50%以上。(1分)

    4.       受過檔案專業培訓、持證上崗人員達到80%以上。(1分)

    5.       檔案管理人員與專業技術管理人員享受同等待遇。(1分)

     

     

     

     

    設施設備

    (10)

     

     

     

     

     

    5

    檔案用房

    3

    1.       檔案庫房與辦公室、閱覽室分開。(1分)

    2.       庫容滿足今后10年以上檔案保管需要。(1)

    3.       庫房建設符合檔案保管要求,庫房樓層及方位有利于保護檔案。(1分)

     

     

     

     

     

     

    6

    設施設備

    5

    1.       有符合要求且能正常使用的消防報警系統、安全監控系統、門禁系統,滅火器材在有效使用期內。(2分)

    2.       庫房配備鐵門、鐵窗。(0.5分)

    3.       庫房配備滿足工作需要的空調機、除濕機,功率與空間匹配,運行狀況良好。(1分)

    4.       有防紫外線、防有害生物設施。(0.5分)

    5.       有溫濕度記錄儀(表)、磁性載體檔案專用防磁柜、刻錄機、掃描儀、復印機、數碼照相機等設備。(1分)

     

     

     

     

    7

    檔案裝具

    2

    1.       檔案庫房內安裝了符合標準的檔案密集架或鐵制檔案柜。(1分)

    2.       檔案整理和保管裝具(卷、盒、夾)符合標準,特殊載體檔案有安全適用的專用裝具。(1分)

     

     

     

     

    業務建設

    (32)

     

     

     

     

     

    8

    檔案資源

    管理

    12

    1.       監督、指導各部門及時歸檔。(1分)

    2.       各門類和載體的檔案實現了集中統一管理。(2分)

    3.       各種門類和載體的文件材料歸檔完整。(3分)

    4.       重大科研課題、設計項目、重要基建項目及高、精、尖設備檔案,按項目檔案歸檔范圍完整率達100%。(3分)

    5.       科研課題、工程項目及其他專項業務工作的歸檔文件材料(含圖紙)有相關責任人簽名并經有關負責人簽字認可。(2分)

    6.  檔案移交有完備的交接手續。(1分)

     

     

     

     

    9

    案卷質量

    10

    1.       有科學的檔案分類編號方案。(3分)

    2.       各類檔案整理歸檔符合有關規定和規范的要求,科技檔案案卷質量符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》。(6分)

    3.       檔案裝訂、裝盒符合規定,案卷封面、脊背填寫規范,整齊劃一。(1分)

     

     

     

     

    10

    庫房管理

    6

    1.       檔案柜架標引醒目,有檔案存放示意圖。(0.5分)。

    2.       按《全宗卷規范》建立了全宗卷。(1分)

    3.       庫房內清潔衛生,無蟲、霉、潮濕及雜物堆放現象。(0.5分)

    4.       重大節假日前對檔案庫房進行了安全檢查并有記錄。(1分)

    5.       溫濕度控制達到國家規定標準并有記錄。(1分)

    6.       及時更換預防蟲、霉藥物并定期對檔案庫房殺蟲滅菌有記錄。(1分)

    7.       對檔案專用設備建立了臺賬。(0.5)

    8.    有各類檔案收進、移出登記簿及相關審批手續。(0.5分)

     

     

     

     

    11

    檔案鑒定

    2

    1.       成立了檔案鑒定工作領導小組,開展了檔案鑒定工作。(1分)

    2.       經鑒定需銷毀的檔案按要求編制了銷毀清冊。(1分)

     

     

     

     

    12

    檔案統計

    2

    1.       對檔案數量、機構、人員、庫房、設備、庫藏結構、信息化等檔案管理基本情況進行規范化統計,并按規定向相關主管機關報送。(1分)

    2.       有檔案利用及反饋情況統計。(1分)

     

     

     

     

    檔案信息化

    (24)

     

     

     

     

     

    13

    軟硬件條件

    5

    1.       檔案信息化納入本單位信息化建設整體規劃之中。(1分)

    2.       建立檔案數據管理專用機房,配備檔案數據管理專用服務器。(2分)

    3.       使用符合國家及行業標準的檔案管理軟件。(1分)

    4.       檔案人員會操作使用計算機及檔案管理應用軟件。(1分)

     

     

     

     

    14

    數據資源

    12

    1.       建立了覆蓋全面的室(館)藏檔案的案卷級、文件級目錄數據庫,實現了計算機檢索查詢。(滿分6分:檔案目錄數據庫完成了庫藏檔案95%以上的得6分,完成了80-95%的得5分,完成了60-80%的得4分,完成了40-60%3分,完成了20-40%的得2分,完成20%以下的得1分)

    2.       室(館)藏文書檔案、重要珍貴檔案和利用頻繁的檔案(含圖紙)進行了全文數字化掃描。(3分)

    3.       建立有照片、音頻、視頻等多媒體檔案數據庫。(1分)

    4.       實現了OA系統及其他專業管理系統原生電子文件在線歸檔,并由檔案部門統一管理或向檔案機構進行規范移交。(2分)

     

     

     

     

    15

    數據安全

    5

    1.       數據庫結構及數據質量符合相關要求。(1分)

    2.       電子檔案數據實現了2種以上介質及2套以上安全備份,并對備份數據定期               進行了技術檢測、遷移。(2分)

    3.       本單位檔案數字化外包和電子文件數據管理符合信息安全及保密規定。

    1分)

    4.       實行電子文件直接歸檔的,必須有紙質文件同步歸檔。(1分)

     

     

     

     

    16

    信息查詢

    2

    1.       可在檔案閱覽室查閱本單位電子檔案目錄。(0.5分)

    2.       可在單位內部局域網上按訪問權限查閱檔案全文數據。(1分)

    3.       可在單位網絡或網站查閱本單位的公開信息目錄及全文。(0.5分)

     

     

     

     

    開發利用

    (12)

     

     

     

     

     

    17

    檔案利用

     

    5

    1.       積極開展形式多樣的檔案信息查詢服務。(1分)

    2.       編制了適用的、多途徑的檢索工具。(2分)

    3.       檔案人員熟練使用檢索工具,熱情、主動、及時、準確地提供檔案信息。(1分)

    4.       檔案信息為提高單位管理水平發揮了顯著作用,有利用效果登記,有典型效益事例材料及數據對比分析。(1分)

     

     

     

     

    18

    編研開發

    7

    1.       積極開發檔案信息,制定了開發檔案信息工作計劃和安排。(1)

    2.       建立了實物檔案陳列室,配合本單位中心工作舉辦檔案展覽、陳列或網上宣 傳等。(2分)

    3.       有全宗介紹、組織沿革、大事記、產品介紹、科研成果簡介、工程項目簡介、 專題介紹、匯編資料等通用性編研成果。(2分)

    4.       有利用檔案資源開發的對本單位建設與發展產生較好社會或經濟效益的編研成果。(2分)

     

     

     

     

        自查時間:        年    月    日               評審時間:       年    月   日

     

    自查單位:(蓋章)                              評審組組長(簽字):


    附件2

      

    湖北省企業、科技事業單位檔案工作

     

    目標管理考評申報審批表

     

     

     

    申  報  單  位:                   (蓋章)   

     

    申  報  等  級:                              

     

    評  審  時  間:                              

     

    審  批  編  號:                               


    填寫說明及要求

    一、表一由申請單位填寫。

    二、表二“評審意見”欄由評審組填寫。

    三、表三由評審組成員簽名。

    四、表四中“主管部門審查意見”欄由行業主管部門簽字蓋章;“批準機關審批意見”欄由具有審批權限的檔案行政管理部門簽字蓋章。

    五、此表可正反雙面打印。


    表一

    湖北省企業、科技事業單位檔案工作

    目標管理考評申請登記表

    企業、科技事

    業單位名稱

     

    企業規模、代碼或科技事業單位級別(技術資格)

     

     

     

     

    企業、科技事業單位負責人姓名

     

    分管檔案

    工作領導

     

     

       

     

     

     

    是否獨立

     

    歸屬部門

     

     

    案卷              

    兼職     

    底圖                

    專職     

           月已獲得 現申請                      

     

     

     

     

     

     

     

          

     

                  



    表二

    評  審  意  見

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    檔案工作目標管理評審組

             

     


    表三

    評 審 組 成 員 名 單

      

    行政職務

    技術職務

      

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     


    表四

    考  評  審  批  表

    主管部門

    審查意見

     

     

     

     

                             

     

     

                          (蓋章)

     

                                           

    批準機關

    審批意見

     

     

                              

     

     

    (蓋章) 

     

                                                 


    附件3

     

     

                          ××××〔20××〕 

     

    XXX檔案局關于確認XXXXX(單位)

    檔案工作目標管理等級的函

     

    ××××××(單位):

    根據你單位的申請,按照《湖北省企業、科技事業單位檔案工作目標管理考評辦法》的規定,經評審,確認你單位檔案工作為    級(通過××級復查),審批編號:                  ,有效期三年。

     

     

                                                                                                        二○××年××月××日

     



    附件4

    湖北省企業、科技事業單位檔案工作

    目標管理考評審批備案表

    填表單位:                         填表時間:

    序號

    單位名稱

    評審組

    負責人

    審批編號

    批文字號

    備注

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    注:此表由各市、州、直管市和神農架林區檔案局匯總后,于審批當年

    12月15日前報省檔案局備案。

     

    附件5

     

    廉 政 告 知 書

     

                       

          敬請你單位對檔案行政工作給予廉政支持。根據《湖北省檔案局關于進一步加強檔案行政工作廉政建設的若干規定》:檔案行政工作不與檔案部門的創收掛鉤;不收取評審費和以任何名義在貴單位報銷費用;不參與用公款支付的高消費娛樂、健身活動;不索取、接受禮金、有價證券和貴重物品;不從中謀取任何個人利益。特此告知,請予監督。

          舉報電話:027-87237880;網址:湖北檔案信息網(http://www.hbda.gov.cn/)。

     

     

                                                                                                                 (公章)   年   月   日

     

    被考評單位接待負責人(簽字):

     

    評審組組長(簽字):

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