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    政策法規

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    關于我市區級機關檔案(文件)管理中心建設的指導意見

    發布時間:2016-11-10 16:34 |來源:市檔案局|瀏覽人數:10002

    武檔[200929

     

    各區檔案局:

    為適應新時期機關檔案工作發展需要,促進“兩型機關”建設,降低行政管理成本,整合檔案信息資源,形成集中、高效的檔案管理體制機制,提高機關檔案工作整體服務效能,根據《中華人民共和國檔案法》、《武漢市檔案管理條例》和國家有關規定,結合我市實際,特提出區級機關檔案(文件)管理中心(以下簡稱“檔案中心”)建設指導意見:

          一、檔案中心建設要求

    檔案中心建于區行政中心辦公區域內,選址應合乎檔案保管要求,便于集中存放和管理、利用檔案。建設標準應參照國家檔案館建設相關規范,設辦公、查閱利用、檔案庫房、資料庫房、聲像及電子檔案庫房、檔案數字化加工室、實物陳列室等功能用房,配備檔案密集架、目錄檢索柜、防磁柜、去濕機、計算機、復印機、掃描儀以及防火、防盜等設施設備。檔案中心設施設備應按能滿足保存10年檔案資料接收量的要求進行建設和配置。檔案中心應隸屬于區檔案局(館),其機構性質、人員編制、辦公經費由區檔案局(館)商相關部門后提出意見,報區人民政府研究決定。

           二、檔案中心職責

    (一)負責按期接收區行政中心辦公區域內各單位、各部門形成的檔案、資料,做好檔案、資料的編目、保管、利用;

    (二)執行國家檔案法律法規,遵守黨和國家的保密制度,建立健全檔案工作各項規章制度,合理劃分機關各部門(單位)文件材料歸檔范圍、保管期限,確保檔案中心存放檔案的完整與安全;

    (三)對對口部門(單位)做好檔案業務工作的監督、指導和檢查,接受上級檔案行政管理部門的指導、監督和檢查;    

    (四)構建區行政中心各部門(單位)檔案信息網絡,指導各部門(單位)做好檔案信息錄入、數字化加工和電子文件接收,加強檔案中心目錄、全文和多媒體數據庫管理和備份,多渠道整合、開發檔案信息資源,積極為領導決策和部門工作提供檔案信息集中利用服務;

    (五)做好區級重大項目、重大活動檔案的適時跟蹤指導,督促對口部門(單位)及時整理、歸檔,按有關規定按時接收;

    (六)按有關規定定期或提前向區國家綜合檔案館移交應進館檔案,對到期檔案定期鑒定、銷毀;

    (七)完成上級交辦的其他任務。

          三、檔案中心對口部門(單位)兼職檔案員職責

    (一)負責本部門(單位)的檔案工作,認真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》、《武漢市檔案管理條例》及有關檔案工作規章、制度,堅持依法管理檔案;  

    (二)努力學習檔案專業知識,不斷提高檔案業務水平。積極參加市、區級檔案行政管理部門召開的檔案工作會議和檔案業務培訓;

    (三)及時向本部門主管檔案工作的領導和檔案主管部門匯報工作,提出本部門年度檔案工作計劃和意見。爭取每年提交部門領導班子會議研究1-2次檔案工作;

    (四)負責本部門各種門類檔案材料的收集、整理、歸檔和檔案信息錄入、加工工作,保證本部門各門類檔案材料的齊全完整,同步完善相應的檔案信息檢索工具;   

    (五)督促、指導本部門各科(室)及所屬二級單位的檔案工作,協調解決檔案工作中存在的問題;

    (六)每年6月底前,完成本部門上年度文件材料的歸檔工作,及時向檔案中心移交檔案,參與本部門到期檔案的鑒定和銷毀。

          四、檔案中心管理辦法

    (一)檔案中心所管理的各立檔單位,須明確1名負責人分管本部門的檔案工作,并配備1名兼職檔案員,負責本部門日常工作中產生的歸檔文件的收集、整理和歸檔工作;

    (二)檔案中心原則上應集中存放管理行政中心各部門(單位)產生的所有檔案。組織、人事、紀檢、監察等單位的專業檔案經同級檔案行政管理部門同意,可自行管理;

    (三)檔案中心應對對口部門(單位)進行業務指導和監督。使其嚴格按照區檔案行政管理部門審批的本部門(單位)歸檔文件范圍及保管期限規定執行,確保各種門類檔案的齊全完整,文件材料符合歸檔要求;

    (四)各部門(單位)不同門類檔案須按照有關業務標準和規定進行整理,做好檔案信息化工作,維護檔案信息數據的完整與安全,并及時向檔案中心移交;

    (五)檔案中心所存放各部門(單位)檔案的查閱利用,應根據檔案中心賦予的權限,由各部門(單位)兼職檔案員履行借閱手續。部門間利用檔案,須經立檔單位領導同意方可。檔案中心檔案原則上不對外提供利用,條件具備的,可通過一定方式對社會公眾提供查詢利用服務。

     

     

    武漢市檔案局    

    二○○九年七月十三日

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