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    政策法規

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    湖北省機關檔案工作業務建設規范

    發布時間:2016-11-10 16:16 |來源:|瀏覽人數:12403

    省檔案局關于印發

    《湖北省機關檔案工作業務建設規范》的通知

     

    鄂檔規[20116

     

     

    各市、州、縣檔案局,省直各單位檔案部門:

    為適應新形勢下機關檔案工作發展的需要,推進機關檔案管理政策法規和規范標準的貫徹落實,提高全省機關檔案工作管理水平,更好地為機關各項工作服務,省檔案局對1999年印發的《湖北省機關檔案工作業務建設規范》和2005年印發的《湖北省機關榮譽室建設指導意見》進行了修訂合并,現印發給你們,請認真貫徹執行。執行中的問題請報告我局檔案館室業務指導處。

     

                                                             湖北省檔案局        

                                                            二○一一年七月二十二日

     

     



    湖北省機關檔案工作業務建設規范

     

    19993月印發,20117月修訂)

     

     

    為了適應新形勢下機關檔案工作的需要,提高機關檔案工作規范化、標準化和現代化水平,更好地為機關各項工作服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作條例》、《機關檔案工作業務建設規范》、《湖北省檔案管理條例》等規定,結合湖北省機關檔案工作實際,制定本規范。

          一、檔案工作機構與人員

    機關應建立綜合檔案室,配備檔案人員,集中統一管理機關各種門類和載體的檔案。

    在行政中心(大樓)集中辦公的多個機關,可以建立聯合檔案室性質的檔案(文件)管理中心,集中管理大樓內多個機關的檔案。

          二、檔案工作主要任務

    (一)貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策,制定本機關、本系統檔案工作規章制度。

    (二)按照《中華人民共和國檔案法》和《湖北省檔案管理條例》的規定,向同級檔案行政管理部門辦理檔案登記。

    (三)集中統一管理機關各種門類和載體的檔案,確保檔案的齊全、完整、安全。

    (四)運用現代化手段,積極開發利用檔案信息資源,為機關各項工作服務。

    (五)按照《中華人民共和國政府信息公開條例》及相關規定,向同級國家綜合檔案館報送政府公開信息。按照《中華人民共和國檔案法實施辦法》規定,向同級國家綜合檔案館移交檔案資料。

    (六)對機關各部門文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作和系統檔案工作進行業務監督和指導。

    (七)完成上級領導交辦的其它工作。

          三、檔案用房及設施設備

    (一)檔案用房

    機關應設置檔案庫房、閱檔室和檔案員辦公室,并實行三室分開。成立滿20年和實物檔案多的機關,還應建立實物檔案室。形成檔案特別多的機關,應根據工作需要設置檔案整理和信息化等技術工作用房。

    檔案用房應相對集中,不宜設在樓房的最高或最底層,以利于檔案安全管理和防潮、防漏。安裝密集架的檔案庫房地面活荷載不應小于12kNm21Kg等比于9.8N)。庫房應安裝鐵門、鐵窗。

    實物檔案室是保管和展示本單位實物檔案的專門場所,具有實物檔案保管和陳列雙重功能。

    (二)設施設備

    機關檔案室應配備密集架或鐵皮柜、防磁柜等標準檔案裝具,配置防火、防盜報警系統及滅火器材等安全管理設施和除濕機、空調機、溫濕度記錄儀、計算機、掃描儀等基本設備。

          四、檔案工作制度

    (一)本機關檔案工作制度

    1、機關檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表(簡稱機關檔案“三合一”制度,格式見附件1)。分類方案按檔案門類結合機關檔案分類方法編制;歸檔范圍應涵蓋機關形成的對國家和社會具有保存價值的各種門類和載體的文件材料;保管期限應符合國家相關規定。

    各級直屬一級機關檔案“三合一”制度應報送同級檔案行政管理部門審批;垂直管理機關檔案“三合一”制度應報送同級檔案行政管理部門備案;二級以下單位檔案“三合一”制度應報送主管機關審批。

    2、檔案管理制度。對本機關文件材料收集、整理、歸檔,檔案保管、保密、統計、鑒定和銷毀等作出規定。

    3、檔案利用制度。對利用檔案的權限、方式、要求、審批手續及利用登記、效果反饋等作出規定。

    (二)系統檔案工作制度

    對機關直屬單位和系統檔案工作的監督管理和專業檔案管理工作作出規定。

    五、歸檔文件材料的收集

    (一)收集范圍

    反映本單位職能活動、歷史面貌、單位和個人權益的各種門類和載體的文件材料均應收集歸檔。同時收集與檔案有關的資料。文件材料具體收集范圍按經過批準的機關檔案“三合一”制度執行。實行無紙化辦公的機關,應做到電子文件與紙質文件雙套制歸檔。

    屬于國家所有的檔案,任何單位和個人不得拒絕歸檔或據為己有。

    國家禁止歸檔的文件材料,不得擅自歸檔。

    (二)歸檔時間

    機關文書文件材料于次年6月底前歸檔。基建文件材料于項目結束(竣工)或中止后3個月內歸檔。設備隨機文件材料在開箱時歸檔,安裝及維修文件材料在工作結束后歸檔。會計文件材料由財務部門按年度整理歸檔,在財務部門保存一年后向綜合檔案室移交。專業文件材料一般隨辦隨歸或于次年上半年歸檔,國家有特殊規定的按其規定執行。聲像材料、電子文件、實物等即時歸檔。

    (三)歸檔責任與要求

    文件材料由承辦部門負責收集、整理、歸檔,由承辦部門負責人簽字負責。

    歸檔文件材料應齊全完整,整理質量應符合相關標準、規范的要求。

    移交檔案、資料應填寫《檔案交接文據》(格式見附件2);移交電子檔案應填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》(格式見附件3)。

          六、歸檔文件材料的整理

    歸檔文件材料的整理原則是:遵循形成規律,保持有機聯系,區分保管期限,便于管理和利用。

    (一)全宗的設立

    具有獨立法人資格的立檔單位設立全宗。內設機構不設立全宗。派出性機構一般不單獨設立全宗。機關檔案全宗的具體設立與編號由同級檔案局(館)確定。

    全宗名稱用機構全稱或規范化的簡稱。聯合全宗應并列列出單位名稱。鄉、鎮、街道辦事處匯集全宗名稱直接用其行政區劃名稱。機構更名后的全宗名稱用當前的機構名稱,變更前名稱在全宗介紹和整理說明中說明。

    (二)文書文件材料的整理

    2000年以前形成的文書文件材料,按《文書檔案案卷格式》(GB/T 9705)的規定,立卷整理。

    2001年以后形成的文書文件材料,按《歸檔文件整理規則》(DA/ T 22)和《湖北省歸檔文件整理實施細則》(鄂檔規〔20117 號)的規定,以件為單位整理。通過分件、裝訂、分類、劃分保管期限、排列、編號(檔號編制方法見附件4)、編目、裝盒、排架等步驟完成整理工作。

    (三)科技文件材料的整理

    科技管理性文件材料歸入文書檔案。科技項目形成的文件材料遵照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822)的規定,按項目集中、賦予代號、立卷整理。通過分類、組卷、排列、編號、編目、裝訂、裝盒等步驟完成整理工作。

    1、基建文件材料整理。基建文件材料參照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T 28)的規定整理。基建項目多的單位,應按項目性質或用途對項目進行分類;項目少的單位可不對項目進行分類。基建檔案應按項目歸檔順序編制項目代號。同一項目的文件材料一般可按項目前期、設計、施工、監理、竣工、驗收、組織管理及運行與維護等建設管理流程組卷、排列。項目復雜的,可在項目內按單項工程分類整理。技術圖紙按專業組卷,按圖紙編號排列卷內文件,在圖紙圖標附近空白處加蓋檔號章;其它文件材料在每份文件材料首頁上方空白處蓋檔號章。文件材料采用整卷裝訂或單件裝訂方式。編制卷內目錄和案卷目錄(格式見附件5)。

    2、設備儀器文件材料整理。設備儀器(以下簡稱“設備”)多的單位,應按設備用途對設備進行分類;設備少的單位可不對設備進行分類。設備檔案按臺(套)集中,按歸檔順序編制設備代號。同一臺(套)設備的文件材料一般可按立項審批、采購、開箱驗收、安裝調試、運行維護等階段組卷、排列。

    3、科研文件材料整理。科研文件材料按照《科學技術研究課題檔案管理規范》(DA/T 2)的規定整理。科研項目多的單位,應按科研性質對課題進行分類;科研項目少的單位可不對課題進行分類。科研檔案按課題集中,按歸檔順序編制課題代號。同一科研項目的文件材料一般按課題立項、研究方案、研究試驗、總結鑒定、成果申報、推廣應用、組織協調等科研流程組卷、排列。

    (四)會計文件材料的整理

    財務管理性文件歸入文書檔案。會計核算材料按《會計檔案管理辦法》、《會計檔案案卷格式》(DA/T 39)等規定整理。

    會計文件材料分為憑證、賬簿、財務報告和其他四類,立卷整理。憑證按會計科目、性質結合時間組卷;賬簿一般一本一卷;財務報告中的年度與月度報告分別組卷;其他類材料一種一卷。卷內材料編頁號。案卷按類型—時間順序排列,一般編制跨年度大流水案卷號,案卷數量特別多的單位可分年度編制小流水案卷號。

    (五)聲像材料的整理

    照片、錄音、錄像材料分別整理。通過分類、裝盒、排列、編號、編目等步驟完成整理工作。

    1、照片的整理。照片檔案按《湖北省照片檔案規范管理指導意見》(鄂檔規〔20112號)的規定整理。

    2、錄音錄像的整理。錄音、錄像帶分別整理。一般按“保管期限—年度—問題”分類。“問題”可分為會議、視察檢查、其他活動等。錄音、錄像檔案少的單位可不設“問題”類。保管期限參照文書檔案確定。錄音、錄像檔案以件(盤、盒)為單位在保管期限內編制大流水檔號,編制聲像檔案目錄。模擬錄音、錄像文件應轉換為數碼文件保存。

    (六)電子文件材料的整理

    電子文件按《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894)的規定整理。電子文本文件應按國家規定的通用格式存儲。歸檔電子文件應進行真實性、完整性、有效性檢驗。

    電子文件可采用在線或離線方式歸檔。離線備份介質按載體類型分類,按年度排列、編號,編制目錄。

    離線備份介質應編制標簽,注明存儲數據的對象、內容、時間、數據庫名稱、文件格式和軟硬件應用環境等元數據。

    (七)實物的整理

    實物分為獎品、印章、字畫、贈品和其他類,按形成或針對年度順序排列、編號,編制實物檔案保管單位目錄。

    (八)專業文件材料的整理

    專業文件材料一般按專業性質分類,以項目為單位組卷,以件為單位排列、編號,編制案卷目錄。國家有專門規定的按其規定。

    按管理對象建立的專業檔案,一般按照一人(戶、案件等)一檔、一檔一號的原則立卷整理。

    機關編輯的圖書和期刊等按書刊名稱組卷。卷內文件材料按印刷本在前,定稿在后的順序排列。編制卷內文件目錄和案卷目錄。

          七、檔案的保管

    (一)防護措施。庫房應采取防火、防盜、防高溫、防潮、防水、防塵、防紫外線、防有害生物等管理措施,保持清潔衛生,禁放雜物。磁性載體檔案應采取防磁措施。

    (二)柜架及檔案排列。檔案柜架與窗戶垂直排放。檔案應分門別類,按從上至下,從左至右的順序排列。永久、長期或30年保管期限的檔案可接續排列;短期或10年保管期限的檔案宜單獨排列。

    檔案柜架標簽(格式見附件6)應標明檔案門類及類別、起止年度、保管期限等。

    (三)溫濕度控制。庫房應做好溫濕度控制和記錄(格式見附件7,檔案數量多的單位宜采用自動周記儀)工作。庫房溫度應控制在14℃-24℃之間,相對濕度應控制在45%-60%之間。溫濕度記錄保存2年。

    (四)定期檢查。室藏檔案應每年進行一次全面清點檢查。檔案人員調整時,應對檔案進行清點交接。

    (五)建立全宗卷。機關應按《全宗卷規范》(DA/T 12)的規定建立全宗卷。存放全宗介紹、組織沿革和檔案管理過程中形成的各種備查文件材料。

    八、檔案的移交

    (一)移交期限。省直及市、州直機關自形成之日起滿20年的永久、長期或30年保管期限的檔案向同級國家綜合檔案館移交;縣(市、區)直及鄉鎮、街道辦事處機關自形成之日起滿10年的永久、長期或30年保管期限的檔案向縣(市、區)級國家綜合檔案館移交。國家另有規定的從其規定。撤銷單位應及時將全部檔案向同級國家綜合檔案館或接續其職能的機關移交。

    個別單位利用和變更頻繁的專業檔案,經省以上檔案行政管理部門同意可以延期移交。立檔單位因保管條件不善,可能導致檔案損毀的,經檔案館同意,可以提前向檔案館移交檔案。

    (二)移交要求。移交檔案的整理質量應符合相關規定;紙質檔案和相關目錄及資料同時移交;電子檔案按國家規定和檔案行政管理部門的統一要求移交;涉密檔案在移交前應進行解密鑒定;移交目錄的份數按當地檔案局(館)的規定執行。

    向檔案館移交的檔案應接受檔案館的檢查(檢測)驗收。移交時應填寫交接文據,辦理交接手續。

          九、檔案的統計、鑒定及銷毀

    (一)檔案統計。機關檔案部門應按規定填報《全國檔案事業統計年報》及檔案行政管理部門和上級業務主管部門要求上報的檔案業務統計表,建立本機關檔案收進移出、鑒定銷毀、利用和數字化等情況的統計臺賬。

    (二)檔案鑒定。劃分檔案保管期限鑒定,由檔案整理人員按經批準的本機關檔案“三合一”制度執行,由辦公室主任審定;保管到期檔案的存毀鑒定,應組織鑒定小組,制定工作方案,按國家有關規定,采取逐件審查檔案原文的方式定期集中進行,由機關主要領導審批;檔案解密鑒定按照國家保密局和國家檔案局制定的相關規定執行。

    (三)檔案銷毀。對失去保存價值的檔案,由鑒定小組編制書面鑒定報告和檔案銷毀清冊(格式見附件8),經機關主要領導審批后,指定2人監銷。銷毀檔案應采取不可逆的方式銷毀檔案載體。檔案銷毀清冊永久保存。

    機關銷毀會計檔案應報請同級財政和審計部門派人監銷。保管到期但涉及未結清債權債務和其他未了事項的原始憑證不得銷毀。

          十、檔案的開發利用

    (一)檢索工具

    機關應編制文書檔案歸檔文件目錄,科技、會計、聲像、電子、實物、專業檔案案卷(保管單位)目錄。

    (二)檔案利用

    機關保管的檔案應積極為本機關和上級機關提供利用服務。涉及社會管理和民生的檔案應按《中華人民共和國政府信息公開條例》的規定,對公民、法人和其他組織提供利用。機關工作人員利用涉密檔案或將檔案借出檔案室,須經辦公室負責人批準。對外提供利用檔案,須經機關分管領導批準。

    利用檔案應填寫利用檔案登記表,并及時反饋利用效果(《檔案利用及效果登記表》格式見附件9)。機關檔案部門應定期編印檔案利用效益匯編,向同級檔案行政管理部門報送。

    機關應根據工作需要,編制發文匯集、專題匯集、全宗介紹、組織沿革、大事記、主要業務工作基礎數字匯編等資料。

          十一、檔案信息化管理

    (一)機關應配備檔案工作專用計算機,使用符合國家檔案局制發的《檔案管理軟件功能要求暫行規定》的管理軟件,辦公自動化軟件應具有文件歸檔功能,為實現文檔一體化管理創造條件。機關檔案工作人員應熟練掌握計算機及檔案管理軟件操作技能。

    (二)機關室藏全部檔案應建立文件級電子目錄數據庫,主要業務檔案應建立專題數據庫,文書和主要業務檔案應建立全文數據庫。

    (三)文書檔案數據庫的結構及數據質量應符合《湖北省文書檔案目錄數據庫結構與著錄細則》的要求。分批建立的檔案數據庫應進行合庫處理,形成可以統一提供利用的綜合數據庫。

    電子檔案(文件)數據應進行安全備份。離線備份應采用檔案行政管理部門認可的一次寫光盤和移動硬盤等存儲介質。嚴禁使用軟磁盤和U盤備份數據。

    (四)機關應創造條件,通過授權訪問方式逐步實行內部網絡化檔案利用服務。機關內部網上利用檔案應符合保密工作規定。機關網站或網頁上應按《中華人民共和國政府信息公開條例》規定公布政府公開信息目錄及全文。

          十二、附則

    本規范適用于全省各級機關、團體、具有行政管理職能的事業單位、文化事業單位及其他組織。

    本規范自印發之日起施行,1999年制定的《湖北省機關檔案工作業務建設規范》(鄂檔〔199930號)和2005年制發的《湖北省機關榮譽室建設指導意見》(鄂檔〔200516號)同時廢止。湖北省檔案局以前發布的業務規定,與本規范不一致的,以本規范為準。

    本規范由湖北省檔案局負責解釋。

     

    附件:1.機關檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表格式

    2.檔案交接文據格式

    3.歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表格式

    4.機關檔案檔號編制方法

    5.檔案目錄格式

    6.檔案柜架標簽格式

    7.檔案庫房溫濕度測記表格式

    8.檔案銷毀清冊格式

    9.檔案利用及效果登記表格式

     

    附件1

     

    機關檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表格式

     

    ××機關檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表



    分類方案

    歸 檔 范 圍

    保 管

    期 限

    門類

    類 別

    文書

    文件

    材料

    W

    黨組

    (黨委)

    ……

    永久

    ……

    10

    ……

    30

    機關黨委

    (黨群類)

    ……

    永久

     

    30

     

    10

    辦公室

    (綜合類)

    ……

    永久

    ……

    永久

    ……

    30

    業務一處

    (業務一類)

    ……

    ……

    ……

    ……

    ……

    科技

    文件

    材料

    K

    基建

    Kj

    ……

    永久

    ……

    長期

    設備

    Ks

    ……

    永久

    ……

    長期

    科研

    Kk

    ……

    永久

    ……

    長期

    會計 文件材料

    KJ

    憑證KJp

    ……

    15

    賬簿KJz

    ……

    ……

    財務報告KJb

    ……

    ……

    其他KJq

    ……

    ……

    聲像

    材料

    S

    照 片Sz

    ……

     

    永久

    ……

     

    30

    ……

     

    10

    錄音帶Sy

    ……

     

    ……

    錄像帶Sx

    ……

     

    ……

    電子

    文件

    材料

    D

    磁盤

    Dc

    ……

    按載體內文件的最高保管期限確定

    光盤

    Dg

    ……

    磁帶

    Dd

     

    實物

    SW

    獎 品

    SWj

    ……

    ……

    印 章

    SWy

    1、發文印章、法人印章及辦事機構印章

    2、其他內設機構印章、業務工作印章

    永久

    15

    字 畫

    SWz

    ……

    ……

    贈 品

    SWp

    ……

    ……

    其他

    SWq

    ……

    ……

    專業文件材料

    Z

    專業1

    Z1

    ……

    ……

    ……

    Z2

    ……

    ……

    出版物

    Zc

    ……

    ……

    注:“業務一處”、“業務一類”、“專業1”等為示例性表述,各機關填寫實際分類名稱。“機關黨委”一般排在業務部門后。




    附件2

    檔案交接文據格式

    檔案交接文據

     

    單位名稱

     

     

    單位名稱

     

    交接

    性質

     

    檔案所

    屬年度

     

    檔案類別

     

    檢索、參考工具

    永久

    (卷、件)

     

    長期或

    30

    (卷、件)

     

    短期或

    10

    (卷、件)

    其他

    (卷、件)

    排架長度(米)

    種類

    數量

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    合計

     

     

     

     

     

     

     

    移出

    說明

     

    接收

    意見

     

    移出單位(印章)

    領導人:

    經辦人:

    移出日期:        

    接收單位(印章)

    領導人:

    經辦人:

    接收日期:        


    附件3:

    歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表格式

     

    歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表

    檢驗項目

    單位名稱

    移交單位:

    接收單位:

    載體外觀檢驗

     

     

    病毒檢驗

     

     

    真實性檢驗

     

     

    完整性檢驗

     

     

    有效性檢驗

     

     

    技術方法與相關軟件說明

    登記表、軟件、說明資料檢驗

     

     

    填表人(簽名)

    年 月 日

    年 月 日

    審核人(簽名)

    年 月 日

    年 月 日

    單位(印章)

    年 月 日

    年 月 日

    注:各檢驗項經檢驗合格后,填寫“合格”。一項不合格者,須重新復制。


    附件4

     

    機關檔案檔號編制方法

     

    文書、科技、專業、照片檔案的檔號由4 部分組成;錄音、錄像、電子、實物檔案的檔號由3部分組成,各部分中間用“—”分隔。檔號的編制應遵循唯一性、層次性、助記性、穩定性的原則。

    文書檔案的檔號結構有兩種,立卷整理的檔案檔號結構為:全宗號—目錄號—案卷號—頁(件)號;以件為單位整理的檔案檔號結構為:全宗號—門類及年度號—類別及保管期限號—件號。

    科技檔案的檔號結構為:全宗號—分類及項目號—案卷號—件(頁)號。

    專業檔案、會計檔案的檔號結構為:全宗號—分類(及目錄)號—案卷號(—頁號或件號)。

    照片檔案的檔號結構為:全宗號—分類及保管期限號—冊號—張號。

    錄音、錄像、電子、實物檔案的檔號結構為:全宗號—分類號—盤(件)號。

    全宗號填寫本級國家綜合檔案館賦予的立檔單位編號。分類號用拼音字母編制,其中,門類號用大寫字母,類別號用小寫字母。機構(問題)類別用漢字標識。目錄號、項目(設備)號、年度、案卷號、件(盤、頁)號用阿拉伯數字編制。


          各類檔案的檔號編制方法舉例如下:

    15.jpg

    16.jpg

    附件5

    檔案目錄格式

    17.jpg

    四、聲像檔案目錄格式

    18.jpg

    20.jpg


    附件6

     

    檔案柜架標簽格式

     

    格式一:柜側標簽格式

     

    檔案門類

     

       

     

    起止年度

     

    保管期限

     

     

     

    格式二:柜門標簽格式

     

    檔案門類

     

       

     

    保管期限

     

    起止檔號

     

    注:柜門標簽僅適用于五節柜之類的檔案柜架,不適用于密集架。

     

     

    附件7

    檔案庫房溫濕度測記表格式

     

    檔案庫房溫濕度測記表

    年度:

     

    天氣

    溫度

    相對

    濕度

    %

    是否開空調機

    是否

    開除

    濕機

    備注

    星期

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    注:填表時間一般為下午400


    附件8

     

    檔案銷毀清冊格式

     

    檔案銷毀清冊

    序號

    案卷或文件題名

    年度

    檔號

    文件編號

    頁數

    原期限

    銷毀原因

    備注

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     


    附件9

    檔案利用及效果登記表格式

     

    檔案利用及效果登記表

    利用

    日期

     

    利用

    單位

     

    利用者

     

    檔號

     

    案卷(文件)題名或檔號

     

    利用

    目的

     

    利用

    效果

     



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