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    政策法規

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    武漢市檔案局關于印發《武漢市歸檔文件整理辦法》的通知

    發布時間:2018-09-06 00:00 |來源:市檔案局法規處|瀏覽人數:4379

    武檔規〔2012〕2號


    各區檔案局(館),各專門、部門、企事業檔案館,市直各單位及大型企事業單位檔案部門:

        為進一步規范武漢市歸檔文件整理工作,提高檔案管理工作效率和水平,根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局第8號令)和《歸檔文件整理規則》(DA/T 22-2000)以及《湖北省歸檔文件整理實施細則》(鄂檔規[2011]7號)的規定,結合我市實際,特制定本辦法,現印發給你們,請認真組織實施。                                    


    武漢市檔案局

        2012年5月21日


    武漢市歸檔文件整理辦法
    (2003年制定,2004年第一次修訂,2008年第二次修訂)
        為加快檔案管理現代化進程,適應機關辦公自動化的要求,提高檔案工作效率和水平,規范歸檔文件整理方法,根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局第8號令)和《歸檔文件整理規則》(DA/T 22-2000)以及《湖北省歸檔文件整理實施細則》(鄂檔規[2011]7號)的規定,結合我市實際,特制定本辦法。
        一、適用范圍
        本辦法適用于全市各級各類機關、人民團體、事業單位。企業可參照執行。
        二、歸檔文件
        本辦法所稱歸檔文件指立檔單位在履行職能活動和各項管理工作中形成的、辦理完畢的、應當作為文書檔案保存的紙質文件材料。
        三、整理原則
        歸檔文件的整理原則:應當遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系,區分不同價值和保管期限,便于保管和利用。
        四、質量要求
        (一)歸檔文件材料收集應齊全完整。已破損的文件應予修整,字跡模糊或易褪變的文件應予復制。
        (二)整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護技術要求。
        五、整理方法
        (一)裝訂
        1、歸檔文件按件裝訂。“件”是歸檔文件整理的基本保管單位。
        每份文件為一件,包括文件的正本、文件處理簽或擬辦單、發文擬稿紙、定稿,亦稱為“單件”。報表、名冊、圖冊、會議指南、介紹信存根、書刊等一冊(本)為一件;簡報一期為一件;會議記錄一份或一本為一件。
        若干份有密切聯系的文件,如:正文與附件、轉發文與被轉發文、原件與復制件、請示與批復等,稱為“組件”,應作為一件裝訂在一起。開展專項活動形成的系列文件,可根據文件之間的聯系和數量組成一件或若干件。
        2、裝訂時,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發文在前,被轉發文在后;復文(結論)在前,來文(或去文)在后;文件處理簽隨文件一并歸檔。不同文字的文本,無特殊規定的,中文文本在前,其它文字文本在后。
        3、在進行數字化處理前可采用梯形無酸牛皮紙套封裝或保持文件原裝訂方式不變,完成數字化處理后可采用扎線裝訂;向國家綜合檔案館移交的檔案,應當采用扎線裝訂。扎線不得使用化學線。裝訂前應當去除文件上的裝訂釘、大頭針、回形針、金屬夾等金屬物。書刊等印刷出版物可保持原裝訂方式。
        (二)分類
        采用“年度--機構(問題)--保管期限”三級分類方法進行分類,這種分類方法適用于內設機構較多、形成檔案數量多的單位;檔案數量少的單位可采用“年度--保管期限”兩級分類。
        同一單位采用的分類方法要保持前后一致,相對穩定。
        1、區分年度。按文件的形成年度劃分。當年辦結的文件歸入文件形成年;跨年度的會議文件,歸入閉幕年;跨年度的案件處理材料,歸入結案年;開展專項活動形成的系列文件,可按活動階段歸入辦結年。
        2、區分機構(問題)。按照文件內容,參照組織機構的職能或組織機構名稱劃分。如:黨群、行政、業務類;或機關黨委、辦公室、業務處等。
        3、區分保管期限。歸檔文件分為永久、定期兩種,定期又分為30年和10年。
        (三)排列
        歸檔文件在同一年度、同一類別的不同保管期限內(即分類的最低一級類別內)按時間順序進行排列。
        (四)編號
        歸檔文件按分類方案和排列的順序逐件編號,以件為單位,用打號機或黑色筆在每頁文件正面的右上角和背面的左上角編制連續頁號。文件中有信息的頁面應編頁號,空白頁不編號。文件處理簽與定稿繼正本編號后連續編號。
        (五)蓋歸檔章
        完成分類排列和編號后的歸檔文件,以件為單位,在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章并填寫相關內容。
        歸檔章的項目有:全宗號、年度、保管期限、件號、機構(問題)、頁數。歸檔章格式見附件圖示1。歸檔章各項目的填寫方法如下:
        1、全宗號:填寫同級國家綜合檔案館給立檔單位編制的代號。
        2、年度:填寫文件材料的形成年度。采用公元紀年,用四位阿拉伯數字標注,如“2012”。
        3、保管期限:填寫歸檔文件的保管期限“永久、30年、10年”。
        4、件號:填寫歸檔文件在同年度、同機構(問題)、同一保管期限內的排列順序號。各年度的歸檔文件在最低一級類別內,從“1”開始逐件編制流水號。
        5、機構(問題):按組織機構分類的,填寫組織機構全稱或規范簡稱;按問題分類的,填寫類別名稱。
        6、頁數:以件為單位,填寫歸檔文件內所有文件頁數之和。
        (六)編目
        歸檔文件應依據分類方案和件號順序逐件編制歸檔文件目錄。
        歸檔文件目錄的項目有:件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注。目錄格式見附件圖示2。
        1、件號:填寫文件排列的順序號;
        2、責任者:填寫文件機關名稱或署名者,責任者全稱過長,可寫規范簡稱。組合件填寫本件第一份文件的責任者。
        3、文號:填寫文件制發機關的發文字號。一般由機關代字、年度、順序號組成。組合件填寫本件第一份文件的文號。
        4、題名:填寫文件標題。沒有標題或標題不規范的,應根據文件內容重擬標題,補齊責任者、問題和文種等相關內容,使其具有檢索意義。重擬題名兩端應加方括號“[  ]”。組合件填寫本件第一份文件的題名。
        5、日期:填寫文件的形成時間。用8位阿拉伯數字標注,如2012年2月16日,標注為“20120216”。組合件填寫本件第一份文件的日期。
        6、頁數:填寫該件文件的頁數之和。空白頁不計數。
        7、備注:填寫歸檔文件需要補充和說明的情況,如與其它相關檔案的參見號、缺損、修改、補充、移出、銷毀等。
        歸檔文件目錄以年為單位裝訂成冊,一年一本或多本。文件量少的機關亦可若干年裝訂一本。
        歸檔文件目錄封面的項目有:全宗名稱、年度、保管期限、機構(問題)、名稱等項目。目錄封面格式見附件圖示3。
        (七)裝盒
        1、編目完畢的歸檔文件按件號順序裝入檔案盒,填寫檔案盒封面、盒脊背及備考表。不同保管期限、不同年度、不同機構(問題)的歸檔文件不得裝入同一檔案盒中。檔案盒的規格見附件圖示4。
        2、檔案盒封面的項目有全宗名稱(見附件圖示4.1)。檔案盒脊背或底邊的項目有:全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、起止件號、盒號等(見附件圖示4.2和4.3)。
        全宗號:填寫同級國家綜合檔案館給立檔單位編制的代號。
        年度:盒內文件形成年度。采用公元紀年,用四位阿拉伯數字標注,如“2012”。
        保管期限:填寫盒內文件的保管期限。
        機構(問題):填寫盒內文件所屬的機構(問題)。
        起止件號:填寫盒內排列最前和排列最后的歸檔文件的件號,上格填起件號,下格填止件號。
        盒號:檔案盒排列順序號。按照不同保管期限,分別從“1”起,逐年編制;檔案室用鉛筆填寫檔案盒的排列順序號;向國家綜合檔案館移交的,按進館要求填寫。
        3、盒內備考表的項目有:盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期(見附件圖示5)。備考表置于盒內文件之后。
        盒內文件情況說明:填寫盒內歸檔文件數量、缺損、修改、補充、移出、鑒定、銷毀及對特殊文件的說明等情況。
        整理人:填寫負責整理該盒歸檔文件的人員姓名。
        檢查人:填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。
        日期:填寫歸檔文件整理完畢的日期。
        六、附則
        本辦法自2012年6月1日起執行,有效期5年。原《武漢市歸檔文件整理暫行辦法》(武檔[2003]11號)同時廢止。武漢市檔案局以前發布的業務規定,與本辦法不一致的,以本辦法為準。
        本辦法由武漢市檔案局負責解釋。
        附件:歸檔章、歸檔文件目錄、檔案盒及備考表格式
    附件:
    歸檔章、歸檔文件目錄、檔案盒及備考表格式

    圖示1:歸檔章式樣

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    圖示2:歸檔文件目錄表頭式樣

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    圖示3:歸檔文件目錄封面式樣

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    圖示4:檔案盒式樣

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    圖示5:備考表式樣

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